Текст книги "Меняя образование"

Что же это за семь главных функций компании и как их задействовать, если работает всего один человек – и это вы?

Я всегда представляла себе семь функций компании в виде змеи, свернувшейся в клубок. Для кого-то это уроборос, который кусает себя за хвост, – древний символ цикличности жизни и перерождения. Пусть и для нас это будет символом вечной жизни компании, ее перерождения во что-то лучшее, претендующее на место в истории. Выкинуть из этого круга хотя бы одну часть – значит обрубить свой путь в великое.

Итак, для реализации любого замысла нужны люди. Мы не говорим о том случае, когда кто-то решает остаться на уровне одинокого волка, чем часто грешат логопеды, репетиторы, копирайтеры, дизайнеры – в общем, все самозанятые. Я настаиваю, что этот вариант допустим только как стартовый этап. Любой самозанятый герой-одиночка на самом деле выполняет функции всех семи департаментов своей «компании», пусть она еще совсем крохотная. А если учесть, что в каждом из семи департаментов есть три отдела, представляете, какой груз функций ложится на его плечи? Он невольно выполняет все обязанности 21 отдела, просто в качестве ответственного значится только одно имя.

Думаю, посмотрев на работу компании с этой точки зрения, вам гораздо быстрее захочется эти функции передать. И это будет верный шаг.

Чаще всего владельцы бизнеса застревают на уровне «все сам» надолго. Я тоже была такой. Первые четыре месяца сама обрабатывала звонки, запускала рекламу, планировала и проводила занятия, рассчитывалась с клиентами. А поскольку привыкла выкладываться на все сто, то очень быстро исчерпала себя. При этом, упиваясь трудами Кийосаки, я в глубине души понимала, что это временно и все больше и больше проникалась мыслью, что хочу как можно быстрее попасть в его «квадрант владельцев бизнеса».

Вам знаком «квадрант денежного потока» по Кийосаки? Та заветная ячейка под названием «владелец бизнеса», то есть человек, который выстроил систему своей компании. Мое сердце откликалось порханием в груди, как только я представляла себе, как добиваюсь своей мечты не через бессонные ночи и работу 24/7, а через систему бизнеса. Уже тогда, начиная свой проект, я точно знала, что максимально оперативно буду стараться найти людей, вместе с которыми выстрою систему своей компании. Это мой путь. И я абсолютно справедливо хочу отметить, что зачастую собственник бизнеса ограничивается малым: администратор, помощник да он сам. Поэтому если мы с вами будем разворачиваться именно в сторону вашего роста, необходимо принять идею и настроиться на то, что для реализации вашего проекта вы начинаете привлекать других людей.

Седьмой департамент

Итак, седьмой департамент. Позже я объясню, почему мы начали с конца. Седьмой департамент – это лидерская история бизнеса и это то, что владельцы бизнеса часто оставляют на потом и действуют интуитивно, хотя именно здесь вам как собственнику нужно разобраться в первую очередь.

Моя мечта, хоть и не была прописана детально, на заре моего бизнеса представлялась мне очень живо. Мое воображение рисовало, как на занятиях общаются ученики, как быстро они начинают разговаривать, удивляться и кайфовать от ощутимых результатов и моей уникальной системы преподавания. Вот такой простенький пример, какой может быть мечта. Но у нас почему-то принято путать мечту с жаждой материальных ценностей (заработать на крутую машину, на квартиру) или с желанием решить финансовые проблемы. Однако седьмой департамент – сердце вашего проекта – застучит только через большую мечту, через цель, которую ваш проект достигнет в будущем.

Возможно, вы уже достаточно давно владеете школой или образовательным центром, и ваш проект сводится к зарабатыванию денег. Именно так было и у меня в последние годы, когда наладились все бизнес-процессы, но я не ощущала той глубины, которую всегда хотела достичь. Вероятно, вы тоже не чувствуете никакого соприкосновения со своей мечтой. Так бывает достаточно часто, когда владелец бизнеса завален ворохом нерешенных годами проблем и под их гнетом теряет связь с собственной мечтой. Ему начинает казаться, что нет никаких глубоких смыслов, кроме как в том, чтобы хоть как-то покрыть расходы, на что-то жить и с чего-то платить зарплаты.

Но глубокий смысл есть всегда, даже если в данный момент вы не можете его найти. Дайте себе время. Постепенно распутывая клубок проблем, даже начав время от времени об этом задумываться, отмечайте те образы, которые вам являются.

Седьмой департамент стоит особняком от всех остальных. Можно представить его в виде вашего кабинета, куда сотрудники из других департаментов никогда не заходят. Это не значит, что вы от всех отстранены, но здесь ваше таинство. Только ваше, сокровенное. Единственный департамент, который вы никогда никому не сможете передать.

Звучит забавно, поскольку в этой книге я пишу о том, как передавать функции. Но вы и не захотите его передавать. Разгрузив себя через передачу функций других департаментов, с большим удовольствием приступите к обязанностям владельца компании, то есть к стратегическому планированию и визионерству. Здесь вы определяете поле деятельности всей компании, и ваша задача – постоянно расширять его.

В седьмом департаменте также должны быть выделены места для вашего управляющего партнера, для других партнеров, если вы не в одиночку задумали этот проект, и для исполнительного директора.

В седьмом департаменте зарождаются идеи и обозначается миссия компании, на основе которых приступает к работе первый департамент, занимающийся кадрами.

Первый департамент

Вы ищите людей, вместе с которыми будете реализовывать свои идеи. После того как собралась команда, вы совместно принимаетесь оповещать окружающий мир о том, что готовы ему что-то продать и предоставить какие-то услуги.

Второй департамент

Чтобы появились первые клиенты, вам нужно добиться отклика тех, кто заинтересован в ваших продуктах и услугах. И тут в игру вступает второй департамент – маркетинга и продаж. В целях привлечения внимания потенциальных клиентов департамент использует профессиональные инструменты, начиная от объявлений и заканчивая таргетированной рекламой через соцсети.

Как только кто-нибудь откликнется на эти действия и готов к диалогу, вы начинаете продажу своих продуктов или услуг. В моем случае это занятия по английскому языку в мини-группах. Классическая продажа происходит именно в этом департаменте.

Третий департамент

Если клиент твердо решил купить вашу услугу, продавец направляет его в отделение финансов, где с ним оформляют договорные отношения и берут оплату. Полученные от клиентов деньги компания потратит на то, чтобы покрыть свои расходы, заплатить налоги и аренду офиса. Нетрудно догадаться, что этим занимается департамент финансов.

Четвертый департамент

В четвертом департаменте – предоставления услуг – заняты люди, которые, собственно, и производят то, ради чего все затевалось. В моем случае это преподавание, в вашем – скорее всего, тоже. Вы планируете, сколько занятий в неделю или месяц вы будете проводить и сколько педагогов вам потребуется. Сотрудники департамента оборудуют помещение, чтобы человек, заплативший деньги и с предвкушением ожидающий занятий, получил удовольствие и тот результат, за которым он к вам пришел.

Пятый департамент

После того как клиент получил услугу, а вы зафиксировали и учли для себя конечные результаты, в игру вступает следующий, пятый департамент – квалификации.

Это один из моих самых любимых департаментов, который занимается качеством и качественными преобразованиями компании. Я питаю к нему особый трепет, потому что именно здесь происходит прямой диалог с клиентами, а как вы помните, мое любимое занятие – это общение.

В данном департаменте кто-то из вашей команды общается с услугополучателями и задает им вопросы: «Что понравилось? Что не понравилось? А что могло бы быть лучше?». Это не праздные вопросы, которые нужно свести в табличку и забыть. Правильно поставленные, они позволяют понять желания и надежды клиентов.

В этом же отделе происходит улаживание конфликтов и недовольства тех, кого не удовлетворила ваша услуга. Тут же происходит и обсчет рентабельности продуктов и услуг. Например, в 2018 году мы запустили курс английского языка «Родитель и малыш» для самых маленьких. «Это же гениально!» – подумала я, когда мне в голову пришла эта идея. Я вела курс сама, получала от него огромное удовольствие и, видимо, нуждалась в нем больше, чем сами клиенты, поскольку тоже была мамой с грудным ребенком на руках. Мне хотелось погрузить малышей и их родителей в языковую среду. Но когда пятый департамент обсчитал курс «Родитель и малыш», поняла, что он совсем нерентабелен. Мы его закрыли, несмотря на мое трепетное к нему отношение.

Работа пятого департамента позволяет не тратить деньги и усилия впустую либо вовремя перестроить работу.

Если кто-то из ваших клиентов остался недоволен, его реакция должна быть взята за основу глубокого анализа. Компании важно не просто урегулировать конфликт или удовлетворить одного недовольного клиента, а понять, каких знаний недостает вашим сотрудникам. Для восполнения пробелов следует отправить их на обучение – либо внутри компании, либо на внешние курсы.

Именно этот департамент подарил мне множество инсайтов, после которых невозможно было не отдать ему свое сердце. Он позволил мне в свое время понять, что не нужно учить сотрудников всему на свете или тому, что на слуху, что модно, а только тому, чего им не хватает по мнению клиентов. В таком точечном, очень точном решении заключается красота инвестиционного подхода: бизнес вкладывается только в то, что позволяет увеличивать прибыль, и не делает того, что не преумножает доход.

Шестой департамент

Следующий, шестой департамент заработал у нас далеко не сразу – буквально лишь последний год. Это департамент по связям с общественностью. Он ответственен за расширение поля влияния вашего проекта. После того как вы добились качественного оказания услуг, зарабатываете на них деньги и при этом усовершенствовали деятельность своей компании, вы готовы действовать на принципиально другом уровне.

К этому этапу производственный цикл деятельности вашей компании почти завершен, и теперь можно рассказывать о том, как круто задуманный вами проект улучшает жизнь людям.

Именно здесь вы начинаете проводить мероприятия для ваших клиентов и сотрудников, целью которых является позитивное представление о компании, внутренний и внешний пиар. Вашей команде тоже важно видеть все позитивное и доброе, что случается на внутренней «кухне». То же касается и клиентов и далее, подобно кругам на воде, все большему количеству людей. Весомым результатом данного департамента будет хороший имидж компании в глазах и сотрудников, и клиентов, и общества.

Наверняка к этому моменту вас замучил вопрос, как, имея всего двух-трех сотрудников, которые и так перегружены работой, и не обладая лишними средствами, задействовать эти департаменты. Да еще извернуться так, чтобы они не съели последние отложенные деньги, а вы не перестали спать по ночам.

Если компания совсем маленькая и состоит из владельца и его партнера, они могут разделить департаменты и их функции между собой. Допустим, мы с вами открыли образовательный центр. Вы берете на себя наем персонала, маркетинг, продажи и финансы. Я отвечаю за департамент оказания услуг, департамент квалификации и департамент по работе с публикой. То есть неважно, сколько людей работает в компании, главное – распределение функций между ними.

Неважно, сколько людей работает в компании, главное – распределение функций между ними.

Я буквально вижу, как вы хватаетесь за голову с возгласом: «Сколько людей! Сколько функций! Где я столько возьму?!» Кажется, что это сложно и обременительно. На самом деле, если компания маленькая и у вас всего 40 учеников, эти функции очень легко совмещать. Они не занимают много времени, но в любом случае должны у вас присутствовать. Если их игнорировать, проект страдает, не набирая должную высоту.

Даже если нас только двое, эта оргсхема, включающая семь департаментов и двадцать одно отделение, необходима, просто она будет содержать только два наших имени. Вы будете знать, что я отвечаю, например, за третий департамент, и если вдруг случится провал с каким-то дорогим приобретением, то спрос будет только с меня.

Когда объем бизнеса в компании растет, в каждом департаменте появляется свой руководитель, а к нему нанимаются помощники. Пару лет назад в моей школе было около 20 сотрудников – по 3—4 человека в каждом департаменте. Например, руководитель финансового департамента и его подчиненные: начальник отдела доходов, начальник отдела расходов, начальник отделения учета. Позже и у них появились свои помощники. А вместо портретов вождей в каждом кабинете у нас висела эта самая оргсхема.

Как я уже отмечала выше, одинокий предприниматель так или иначе вынужден выполнять работу всех департаментов. Он может некоторые проигнорировать – все равно бизнес-механизм будет работать, но прихрамывать. Напомню, что шестой департамент заработал у нас лишь недавно, и мы спокойно процветали все эти годы без него. Однако в то же время мы лишали себя мощного и легкого расширения деятельности, которое, кстати, зачастую дешевле маркетинга.

Какие-то из этих семи департаментов невозможно поставить на «стоп», как, допустим, финансовый – без сбора и правильного расхода денег никакая бизнес-машина не поедет. Другие департаменты могут некоторое время находиться в спящем режиме, как у меня отделение связей с общественностью. Казалось бы, это очень важный департамент – фундамент, без которого ваш «небоскреб» будет шатким и ненадежным, но у многих его нет. При этом проект умудряется зарабатывать хорошие деньги, хотя в потенциале мог бы и больше. Даже департамент квалификации может не работать. Да, у компании будут недовольные клиенты, будет хромать качество, но при этом вы все равно сможете продавать свои услуги, просто сделать это будет сложнее.

Даже если вы намеренно «усыпили» отдельные департаменты, так как у вас не хватает времени, сил или веры в себя, помните, что в перспективе они значительно повысят доход вашего бизнеса. Не забывайте о них и стремитесь как можно быстрее их «разбудить».

Далее давайте более детально рассмотрим каждый департамент: что вы можете для него сделать, какие наиболее частые проблемы встречаются в каждом из них, и как вы уже сегодня можете их решить. Начнем опять с конца. С седьмого департамента.

ГЛАВА 2. Самое важное – в конце

В хвосте вашего «уробороса» – та единственная функция владельца бизнеса, которая никому и никогда не передается. Она не делегируется, не существует вне владельца. Она зыбка, призрачна, эфемерна. Ее нельзя потрогать, засунуть в таблицу, обсчитать в деньгах. Но при этом, она – суть, основа, фундамент, она – ваше прошлое и будущее. Это функция стратегического управления.

Обязанность капитана на корабле, даже если он всего лишь раз в день появляется на мостике, чтобы покрасоваться в новой треуголке, – показать своим корсарам в какую сторону они поплывут и куда прибудут в итоге. За капитаном последнее слово, и это совсем не одно и то же, что ежедневное управление людьми. Это функция визионера.

Если сравнение с капитаном вам кажется слишком далеким от реальности, то вот вам славянский вариант. Владелец бизнеса – это папа в патриархальной семье. Именно он знает и видит, как будут жить жена и дети через 10—20 лет. При этом может случиться так, что его жены (читай, управленцы в компании) могут меняться, но функция стратега и главного инициатора остается за ним.

Хорошая новость для вас – эта функция не требует практически никакого ручного участия в бизнесе. Особенность ее в том, что, единожды изложив на бумаге основные политики компании, идею и цель проекта, следует возвращаться к их пересмотру лишь раз в году, чтобы периодически лучше нацеливать стратегический маркетинг, наем и финансовую политику, а также анализировать, соотносятся ли производимые вашей компанией услуги и продукты с новыми трендами. В общем, иногда капитану все же нужно выйти на мостик и глянуть, не сбился ли корабль с курса и не обогнали ли его другие корабли, из-за того что вы прозевали какую-то передовую технологию.

Но не путайте это с ежедневным контролем. Его спокойно могут выполнить люди, которых вы для этого наймете, либо ваши управляющие партнеры. У вас в голове всегда должно быть разделение: когда вы стратег, а когда управленец.

Стратегическая функция хромает у подавляющего большинства предпринимателей. И все потому, что они вынуждены по своему обыкновению, невежеству или незнанию выполнять слишком много функций в компании, а на эту не обращать внимания. Из-за высоких материй, из которых она соткана, эта функция начинает казаться совсем необязательной. Но когда она теряется из виду, предприниматель становится слугой, по-рабски обслуживающим какой-то механизм, а уровень вашей миссии опускается до уровня зарабатывания денег. То есть в этот момент вы перестаете нырять в глубину, чтобы соприкоснуться со своей мечтой. Ни один большой, красивый, легендарный бизнес не был построен без высокой миссии и глобальной цели, которая брезжила перед ее основателем. Короче говоря, бизнес без этого департамента и не бизнес вовсе, а цирковой шатер, который, отыграв серию представлений, завтра свернется.

Я сама смогла вспомнить о своей мечте и приблизиться к ней только после того, как выстроила операционное управление, поскольку эта функция требует свободы и отдохнувшего, энергичного ума. Если сейчас у вас нет на нее ни сил, ни времени, вы всегда сможете к этому вернуться. В любом случае я предлагаю уже сегодня и в той степени, как сумеете, выделить себе немного времени, чтобы поразмышлять над глобальной целью и стратегией своей компании.

Обратите внимание, что в более ранних главах я периодически предлагала вам через вопросы-открывашки прикоснуться к вашей мечте. Возможно, сейчас вы даже ликуете и не можете дочитать до конца этот текст, чтобы быстрее приступить к упражнению. Очень надеюсь, что теперь вы все знаете сами. Осталось лишь написать.

Чтобы эта книга была максимально практичной для вас и мы не погружались в теорию, я дам вам три инструмента, которые вы можете использовать уже сейчас. Давайте вместе напишем идеальную картину вашего бизнеса, его миссию и главную цель. Потом вы разошлете свои записи сотрудникам, а лучше соберете их на круг и побеседуете о том, что вы из себя вытащили.

На тот момент, когда я сама прописывала параметры, идею и цели своего проекта, большинство сотрудников со мной даже не разговаривали. Наш офис был больше похож на банку с ядовитыми пауками, чем на дружеский коллектив. Напряженность как будто висела грозовым облаком под потолком, а моя роль как собственницы компании была сильно скомпрометирована. Могу честно признаться, я не смогла бы пройти тот путь в одиночестве. Если у вас аналогичная деликатная ситуация, рекомендую действовать вместе с проводником и внедрять эти функции с его поддержкой.

Первое, что мы сделаем, – определим основную цель вашего бизнеса. Зачем вы вообще решили запустить этот проект? Например, хотели, чтобы ваши ученики пользовались каким-то новым методом освоения знания и благодаря ему стали гораздо счастливее, смогли воплощать свои планы особым путем. Опишите это. Миссия вашей компании – это то, что может длиться десятилетиями и остаться даже после вашей жизни. Это то, что улучшает мир вокруг вас. Своеобразная светлая аура, которую излучает ваша компания.

В данном случае главная цель и миссия – синонимы. Это не та история, когда вам нужно по методике SMART выстроить конкретную цель, чтобы прийти к какой-то прибыли. Мы об этом еще поговорим. В данном случае главная цель, либо миссия, – ваш основной посыл через бизнес, и у него нет конечной точки реализации. Предполагаемый эффект всегда долговременный.

Я намеренно не буду приводить примеры миссий известных компаний. Пойду другим путем – через вопросы-открывашки. Что бы вы сделали, если б точно знали, что у вас все получится? Какое явное улучшение вы могли бы привнести в жизнь людей?

Никакой спешки! Во время неспешных медитативных рассуждений забудьте о размере вашего бизнеса, забудьте о том, сколько у вас денег. Бьюсь об заклад, вам станет страшно, захочется даже отвернуться от своей мечты. Мысли будут уводить вас в насущные проблемы, лишь бы не остаться наедине с этой мечтой-громадиной. Естественно, ведь она настолько большая, а мы такие маленькие по сравнению с ней. Смешно теперь, как мне самой было боязно писать эту книгу, как я прокрастинировала и напридумывала кучу срочных дел, лишь бы не оказаться с ней лицом к лицу. Как меня пугала потенциальная возможность стать известной, влиятельной, инициировать изменения для большого количества людей по всему миру.

Мой совет – уже сейчас, не тратя ни дня, опишите вашу большую, наглую, «жирную» мечту. Для чего вы создавали свою компанию? Если бы у вас были все ресурсы этого мира, что бы ваша компания сотворила? Думаете, это чересчур смело для вас? Да, но так и должно быть. Американский бизнес-консультант Дж. Коллинз придумал шутливое название для таких целей – BIHAG (Big Hairy Audacious Goals). По-русски это звучит как «большая, наглая волосатая цель». Нет ничего больше нее, и ничто не заводит и не объединяет лучше, чем она.