Текст книги "Меняя образование"

Основная боль образовательных центров – это либо недостаток преподавателей, либо недостаток учеников, поэтому давайте рассмотрим подробнее обе проблемы и их решение.

Есть действие, с помощью которого можно навсегда закрыть вопрос с преподавателями. Оно на самом деле очень простое – не останавливать наем преподавателей. Он должен идти нон-стоп в течение года. Даже если у вас полный штат педагогов. Тут много плюсов, начиная с вашего спокойствия – всегда будет замена. С новыми преподавателями, приходящими на вашу вакансию, вы договариваетесь на условиях, которые вам удобны. Кто-то уйдет, но кто-то, кому нужна работа здесь и сейчас, останется. В любом случае вы получаете ценный контакт.

Удивительно, но многие владельцы бизнеса считают, что такой контакт теряет смысл, если человека не устроить на работу сразу. Это заблуждение. Если ваша компания в следующем году может вырасти в два-три раза, а новому преподавателю сейчас действительно не получится дать работу, вы можете с ним договориться, например, о том, что он возьмет на замену какие-то группы по вечерам или выходным, а со следующего года начнет преподавать на полную ставку. Поверьте, замены в образовательном бизнесе всегда нужны. Это все равно, что взять на прогулку с младенцам запасной подгузник – пригодится в самый неожиданный момент.

Вы можете договориться даже о том, что он придет в ваш центр как на основное место работы на следующий год, когда проект подрастет. Здорово иметь такую перспективу, уже готовую почву и людей для роста – это дарит спокойствие и уверенность. Теперь можно смело вливать деньги в отделение маркетинга и продаж, зная, что в запасе у вас уже есть преподаватели. Я считаю, что большинство сотрудников имеет смысл тоже нанимать нон-стоп, особенно тех, от кого зависят основные функции – продажи и преподавание (второй и четвертый департаменты). Так, в моей компании всегда происходит наем секретарей, консультантов по курсам (менеджеров по продажам) и преподавателей, причем и офлайн, и онлайн.

Хочу поделиться еще одним плюсом такой практики. Если человеку не нашлось места преподавателя сейчас, он может приступить к работе в другой должности. Конечно, сразу ставить консультантом я бы его из предосторожности не рекомендовала, потому что он может скопировать себе вашу клиентскую базу. Все-таки должно пройти какое-то время, чтобы люди прониклись доверием друг к другу. В остальных случаях это работает так: возможно, этот преподаватель на прошлой работе был при управлении или чьим-нибудь замом, а вам как раз нужен человек в администрацию. Вуаля – пусть управляет. А на следующий год дополнительно возьмет часы преподавания.

Таких комбинаций может быть очень много, ваша задача – быть открытыми и не останавливать воронку найма, рассматривая любую возможность. Это не означает, что вы должны брать на работу всех без разбору – естественно, нет. Но таким образом вы точно решите наболевшую проблему большинства образовательных центров и нивелируете недостаток преподавателей.

Расписание тоже находится в ведении этого отдела. Наверное, я вас удивлю, но расписание в первую очередь должно быть удобно преподавателям, чтобы они элементарно могли в течение дня слегка перезагрузиться, так как преподавание на самом деле весьма непростой процесс. Помимо времени на обед, им нужно выделить хотя бы полчаса, чтобы отдохнуть или погулять. Я бы обязательно давала людям возможность побыть немного наедине с собой, делая 10—15-минутный перерыв между занятиями. Хотя иногда преподаватели сами не понимают своих потребностей.

В период бурного роста компании в моем проекте было так много клиентов, что педагоги один за другим подходили к руководителю и просили: «Уберите нам перерывы между занятиями». С моего неосмотрительного согласия команда создала себе нечеловеческие условия. Тогда некоторым преподавателям не оставили между занятиями даже пяти минут отдыха, и к концу рабочего дня они были абсолютно обессиленными! Сейчас я признаю, это решение было принято импульсивно, в каком-то неконтролируемом волнении и страхе потерять деньги. Оно сработало, но педагоги работали на износ, и усталость сказывалась на результатах учеников. А ведь можно было бы обойтись и без этого!

Заранее составляя расписание, еще до того, как посыпятся звонки от учеников и их родителей, вы спокойно можете поиграть с таблицами и цифрами и сконструировать его так, как удобно вашему центру, учитывая предстоящий рост компании. Узреть самые магические комбинации, которые некогда разглядывать, когда клиенты уже выстроились в очередь. Нужно делать это не торопясь и не поддаваться никаким импульсам. Составление расписания – это как медитация, во время которой обязательно придут гениальные решения, о которых вы раньше не догадывались.

Можете прямо сейчас набросать проблемы, которые были или есть в вашем расписании. Например, незаполненный прайм-тайм, свободные выходные или перегруженные вечерние часы. А потом покомбинируйте решения для будущего учебного года, так как сейчас, в самый разгар учебного года, вряд ли сможете внести в расписание какие-то глобальные изменения. Пусть эта работа будет проделана заранее и в то же время по горячим следам. Как показывает практика, летом, когда большинство владельцев образовательных центров садятся за составление расписания, проблемы, которые остро чувствуются в настоящий момент, забываются.

Какой еще неочевидный бонус появляется при таком расслабленном планировании учебного года? После того как вы не спеша закрасите ячейки расписания, перед вашими глазами откроется четкая картина с «часами пик» в расписании и спадами активности. Возможно, выявятся абсолютно пустые вечера, поскольку все занятия будут сосредоточены в первой половине дня. Или выяснится, что выходные абсолютно свободны, соответственно, офис в эти дни простаивает.

Приведу пример из практики моей школы. Несколько лет назад у нас учились в основном дети из первой школьной смены, поэтому утро у преподавателей было незанятым. Придя в офис, они не знали чем заняться. Это не столько проблема, сколько особенность учебного года, ведь мы вынуждены подстраиваться под расписание школ, поэтому подобная ситуация не повод для расстройств, а стимул поразмыслить над трендами вашей локации. Иначе, когда родители начнут засыпать ваших менеджеров вопросами, предложениями, а иногда и ультиматумами касательно расписания, вы вдруг с ужасом поймете, что на какое-то конкретное время у вас не хватает преподавателей, а вы не учли этот момент заранее.

Был у нас и опыт полностью противоположного года: школы изменили расписание, повсеместно ввели вторые смены, а в нашем центре многие дневные часы оказались свободными, зато уплотнилось утреннее и субботнее расписание. Мой совет: в любом случае самый правильный ход – подружиться с местным департаментом образования и заранее узнавать о планах на предстоящий год. Необходимо также постоянно общаться с родителями, ведь они обладают поистине инсайдерской информацией. Родительские чаты – кладезь полезных для вас знаний.

Что же делать в ситуациях, связанных с особенностями расписания? Нет, не нужно распускать учителей после обеда или, наоборот, разрешать им приходить на работу во второй половине дня. Вы уже на стадии планирования учебных занятий можете формировать цены, поднимая их в пиковые часы, а также подумать, где тут еще можно заработать. Допустим, не ставить персональные уроки на часы, востребованные у большинства детей, а отдать приоритет групповым занятиям. Так вы обслужите большее количество клиентов. VIP-занятия вообще не следует выделять предпочтением и занимать ими прайм-тайм. Даже если стоимость персонального занятия в 5—7 раз дороже, в сумме с группового вы все равно заработаете больше.

Образовательному центру нужно прилагать максимальные усилия, чтобы увеличивался доход с учебного часа. Это не значит, что вы начнете обдирать всех как липку. Просто, тщательно распланировав учебные часы, вы сможете предложить клиентам удобные решения, разработать какие-то пакетные форматы, а самое главное, загодя поймете, какое время у вас будет пиковым, а какое можно отдать со скидкой или поставить туда персональные занятия. Это, как правило, несложно, так как випы в отношении расписания обычно гибки.

Итак, ценным конечным продуктом отдела планирования являются учтенные особенности образовательного процесса. У вас все спланировано, учебный процесс идет бесперебойно, учеников много, преподавателей хватает, и вы любуетесь со стороны этой картинкой как неким художественным шедевром в музее. Да, правильно выстроенный бизнес можно назвать шедевром предпринимательского искусства.

Есть сотрудники, есть ученики, но нет помещения и не хватает стульев. Звучит абсурдно, но в начинающих образовательных центрах такое случается повсеместно. И если с мебелью можно что-то решить впопыхах, с учебным пространством дела могут обстоять по-разному. Например, намечается новая группа учеников, а вам негде ее разместить. Вы бросаетесь к доскам объявлений, чтобы найти хоть какое-то помещение в аренду на час. Однако, пока вы мечетесь от объявления к объявлению, возможность расширения учебного процесса с большой вероятностью от вас уже уплыла.

Я не предлагаю арендовать площади заранее и сливать туда ваш бюджет. Есть и другие пути. Стоит заблаговременно пообщаться со своим арендодателем, узнать, какие варианты он может предложить, если вскоре вам, вероятно, понадобится дополнительное пространство. Целесообразно поговорить и с соседями – это могут быть разные компании на вашем этаже или в близлежащих зданиях. Приятно готовить почву для собственной экспансии, не правда ли? Такая подготовка имеет и глубокий психологический, я бы даже сказала, терапевтический эффект, ведь вы заранее утверждаетесь в мысли, что ваша компания обязательно вырастет и превратится в серьезный бизнес.

Хочу предостеречь вас и от обратной ситуации, через которую прошли мы. Как-то у моей компании было партнерство с государственным участием, ожидалось, что в следующем учебном нам передадут около ста учеников. Наверное, вы уже догадались, что этот заказ мы так и не получили, зато в течение нескольких месяцев вынуждены были оплачивать пустующее помещение. Я не раз слышала истории о том, как собственники образовательного бизнеса годами тянут простаивающие площади. Это ненормально! Ни один квадратный метр в бизнесе не должен простаивать.

Можете считать меня прижимистой, все же я всегда стремилась к тому, чтобы каждый квадрат отрабатывал вложения в него. У меня, например, никогда не было своего кабинета. Все арендуемые пространства всегда отдавались под образовательный процесс. Даже администрирующий и вспомогательный персонал ютился на нескольких квадратных метрах. Поэтому мы никогда не ломали голову над арендными платежами. А вот моя близкая подруга, хозяйка спортивного центра для детей и взрослых, тянет непосильную ношу в 300 тысяч рублей арендной платы ежемесячно. При этом около трети этой площади простаивает практически всегда. Как собственница бизнеса она работает не на развитие компании, а на эту аренду. Еще и тренирует сама!

Чтобы почувствовать себя полноценным владельцем бизнеса, добейтесь, чтобы аренда окупалась силами сотрудников. Если вам приходится работать лично, чтобы расплатиться с арендодателем, постарайтесь как можно скорее решить этот вопрос.

Идеальную модель можно подсмотреть у крупного бизнеса, к примеру у авиакомпаний. В авиации считают, что самолет всегда должен быть в воздухе. Думаете, потому, что железные птицы обожают летать? Нет, это просто банальный расчет. Как только самолет коснулся земли и занял место на стоянке, его быстро осматривают технические службы, чистят салон, заправляют и вскоре отправляют в обратный рейс. Все расписано буквально по минутам. Авиакомпании добиваются, чтобы самолеты постоянно были в воздухе, иначе придется платить гигантские суммы за стоянку в аэропорту.

Моя команда всегда стремилась к этой схеме, но простои все равно были. Лишь последние пару лет мой центр работает при почти полной загрузке, в том числе в выходные.

Чем же загрузить воскресные дни и каникулярное время? Во-первых, летом мы работаем с администрацией города по франшизе детского отдыха. Это было моим желанием – не влезать в тонкости развлекательного бизнеса, а иметь какое-то готовое решение. Во-вторых, вы можете придумать дополнительный курс или программу для текущих учеников. Тем более что наибольшее количество выручки дают вам они, и клиенты с радостью рассмотрят нововведения. Этим вы и займете свободные дни недели и каникулы.

Отдел подготовки следит за тем, чтобы образовательный процесс состоялся. Если отдел планирования работает на основе фундаментальных показателей и действует на опережение, то этот предназначен скорее для тактического, оперативного управления. Так сказать, живет сегодняшним днем. Следит за чистотой учебных пространств, за работой оргтехники, за наличием канцтоваров и прочим. Если нужны планшеты, они должны быть заряжены, чтобы преподаватели не краснели перед учениками и не бегали в поисках зарядок. Не считаю излишней скрупулезностью следить и за тем, чтобы помещения были проветрены, наличествовали дополнительные стулья, а нужные распечатки были вовремя подготовлены.

В этом отделе работает также благословенная секция перетасовки групп. Ее задача – сделать так, чтобы посещаемость была максимальной. Например, перед каникулами важно обзвонить родителей и понять, кто из учеников продолжит ходить на занятия. На основе полученной информации секция объединяет группы, чтобы они не становились «рваными». Всех учеников распределяют по расписанию. Перекомпоновка групп нужна, чтобы не терять, а, наоборот, повысить стоимость часа за счет объединенных занятий. А также избежать оплат преподавателям с полупустых часов.

Если секция не работает, не избежать срывов занятий. Придет преподаватель, а ученик не явится. Или придет ученик, а педагога нет – такое тоже случается. Однажды руководитель нашего четвертого департамента проснулась в шесть утра попить воды и случайно увидела сообщение от преподавателя. Тот просил отменить занятие группы, назначенное на восемь утра. Совсем не забавно, когда человек пишет об этом всего за пару часов, да еще ранним утром. Руководители тогда даже порадовались, что он вообще оповестил об отмене. Если работа в четвертом департаменте отлажена, подобная ситуация не станет поводом для форс-мажора и потери денег. За пару минут досадную проблему элегантно решит секция перетасовки групп.

Разумеется, этот случай руководители записали в категорию типичных ошибок и создали соответствующую политику. Если преподаватель вынужден отменить занятие, для этого расписана определенная схема действий, чтобы все участники образовательного процесса были удовлетворены и получили свое. О таких тонких настройках я рассказываю в своем Telegram-канале «Афанасьева | Твой системный бизнес».

Из-за географического положения в нашем регионе актуально понятие «актировки». Возможно, вы даже никогда не слышали такого слова. Актировка – это отмена занятий ввиду неблагоприятных погодных условий. Правда, случаются и другие непредвиденные обстоятельства. Каким же образом защитить свой бизнес и зарабатывать в момент пониженного спроса?

Давайте обратимся к цифрам. Если пропало персональное занятие, а человек заплатил за него 2,5 тысячи рублей (в каких-то центрах за персональное занятие отдают всего 800 рублей) – это практически нулевая маржа, и пропуск одного такого занятия не сильно скажется на вашем заработке. Но в случае с потерей группового занятия без качественного, своевременного менеджмента вы теряете существенные деньги.

В случае с потерей группового занятия без качественного, своевременного менеджмента ваш проект теряет существенные деньги.

Допустим, одна группа приносит вам от 5 до 15 тысяч рублей в час. Это весьма условно и зависит от региона, предмета и других факторов. При отключении электричества может пропасть 5 таких занятий за день, а это от 25 до 75 тысяч рублей. По сути, месячная зарплата одного сотрудника.

Что же такое качественный, своевременный менеджмент в данном случае? В работу активно включается секция перетасовки групп. Она отвечает за то, чтобы все занятия были проведены в другое время. В этом и заключается ее ценный конечный продукт – восстановление занятий всех «потеряшек» в течение недели. Тогда рекурренты внесут очередной платеж в ожидаемые сроки. Без переносов, перерасчетов и потери вашей прибыли!

Как вы, наверное, уже заметили, я стараюсь все упрощать, так что не бойтесь сложных формулировок. В этой книге что-то может прозвучать вначале сложно, хотя на деле все просто. Вот сейчас я хочу поднять тему абсолютного и динамического коэффициентов. Почему они важны? Если не работать с ними, даже высокие продажи, которые на недавней координации заставляли вас ликовать, не принесут вашей компании прибыль. Без отслеживания показателей посещаемости вы будете всегда оставаться в долгу у клиентов и терять деньги. При этом расходы по зарплатам сотрудников останутся на том же уровне, как если бы они работали при максимальной посещаемости. Чувствуете, что попахивает кассовым разрывом?

Очень долго названные коэффициенты были моим упущением, хотя я всегда понимала их важность. Если честно, мы с моей командой совершенно не знали, как с ними работать. Словно в сказке про лису и кувшин, я кружила вокруг этого драгоценного сосуда, и не понимала, с какой стороны к нему подступиться. Это всегда было нашим «узким местом», мы постоянно теряли деньги, хотя вроде бы уже наладили другие показатели. Так что можете поверить человеку, который долго крутил эти показатели в голове, пока не научился расправляться с ними играючи с помощью слаженных действий команды.

Итак, абсолютный коэффициент отражает предусмотренное вами количество человек в учебной группе. Если его не отслеживать, компания оказывается во власти интересов клиентов, упуская из виду загруженность преподавателей и окна в расписании. Преподаватели загружены весь день, а группы неполные.

Приведу пример. В первые годы работы проекта были группы по 2—3 человека. Потом преподаватели подметили, что КПД занятий в таких группах низкий, поэтому увеличили группы до четырех человек, а когда компания начала расти, подняли абсолютный коэффициент до шести. В текущем году команда намеревается поднять преподавателям зарплату на 30%, что вполне возможно при абсолютном коэффициенте 8 человек в группе.

Абсолютный коэффициент таит в себе большой потенциал. Имея то же количество преподавателей, то же количество площадей и те же ресурсы, при эффективном распределении учеников по группам вы можете зарабатывать больше.

Даже один преподаватель, работающий в недозаполненных группах, провоцирует отсутствие роста компании. А если он не один? Как можно не «досаживать» в группы учеников, когда есть и преподаватель, и места в группе? Это же дико. Кто-то может сказать: «Кать, это ситуация, притянутая за уши!» А я не соглашусь. Если высший менеджмент компании не контролирует максимальное заполнение учебных групп, ситуация будет напоминать «верблюда, хозяйничающего в шатре бедуина». Поясню. Преподаватели всеми правдами и неправдами отжимают свою территорию – им всегда легче заниматься с малочисленными группами, чем управляться и давать результат с бóльшим количеством учеников.

Если вы не добиваетесь, чтобы коэффициент заполняемости был максимально отыгран, ваши преподаватели будут спокойно работать в полупустых группах и в ус не дуя. Конфликт интересов налицо. Без разворачивания ситуации в пользу проекта вам грозит работа только на зарплаты преподавателей, будет катастрофически не хватать денег на административный персонал и наем людей в первые три департамента. Придется снова самим заниматься платежами клиентов, продажами, администрированием – вы не заметите, как снова варитесь в кипятке операционки. Вернется та ненавистная рутина, от которой я приглашаю вас избавляться на протяжении всей книги. Не контролируя абсолютный коэффициент, вы крадете возможность хорошей прибыли и роста проекта, обрекаете себя на административную работу и обслуживание своих преподавателей в условиях хронической нехватки средств.