Текст книги "Экологическая безопасность на промышленном предприятии. Учебно-практическое пособие"

Глава 4. Система документации по вопросам охраны окружающей среды

Тема 4.1 Типовой перечень и сроки хранения документов для предприятия (организации) по вопросам охраны окружающей среды, природопользования, обеспечения экологической безопасности

4.1.1 Виды документов

Объекту НВОС присваивается код и категория, которая отражает его степень влияния на природу. Всего выделяют четыре категории: от I – для объектов с самым сильным негативным воздействием до IV – с минимальным воздействием.

Перечни различаются для каждой организации и зависят от степени отрицательного влияния на окружающую среду. Единый список документов по экологии на предприятии в 2023 году не утвержден законодательно, но обязательный минимум можно найти в Федеральном законе №7-ФЗ от 10.02.2002, а также в ряде других законов, нормативных актов, постановлений Правительства РФ, приказов Минприроды и других ведомств. Можно выделить следующие виды документов по экологии на предприятии:

– организационные документы;

– учетная документация в области охраны окружающей среды;

– отчетность предприятий за все виды загрязнений.

Основную часть документов можно оформить самостоятельно. Для оформления сложной разрешительной документации и результатов инвентаризаций можно привлечь подрядную организацию.

Организационные документы

Организационные документы – это документы, характеризующие предприятие:

– свидетельство о государственной регистрации предприятия;

– документы на землепользование;

– виды основной деятельности;

– имеющиеся разрешения и лицензии;

– структура предприятия: основные и вспомогательные производства;

– арендаторы.

Комплексное экологическое разрешение

С 1 января 2019 года разрешения на выбросы и сбросы выдают в рамках комплексного экологического разрешения (далее – КЭР).

Комплексное экологическое разрешение необходимо получить на объекты I категории НВОС. Если объект входит в Перечень, который утвердили приказом Минприроды от 18.04.2018 №154, то подайте документы на получение КЭР до 31 декабря 2024 года включительно. Порядок и сроки подачи заявок закреплены в статье 31.1 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ, частях 6, 7 статьи 11 Закона от 21.07.2014 №219-ФЗ.

По новому объекту или реконструированному объекту подайте заявку не позднее, чем за два месяца до его ввода в эксплуатацию (п. 5 ст. 31.1 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

Для объектов НВОС II категории получение КЭР не обязательно. Организации вправе получить комплексное экологическое разрешение на объект II категории, если для него утвержден отраслевой информационно-технический справочник по наилучшим доступным технологиям (п. 12 ст. 31.1 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

Чтобы получить комплексное экологическое разрешение, заполните заявку по форме, которую утвердили приказом Минприроды РФ от 22.10.2021 №780. Заявку для получения КЭР подайте в территориальный орган Росприроднадзора по месту размещения объекта НВОС (п. 2 ст. 31.1 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ, п. 5 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 04.08.2022 №1386).

С 1 марта 2023 года при оформлении и подаче заявки руководствуйтесь Правилами, которые утверждены постановлением Правительства от 04.08.2022 №1386.

Если разрешения и лимиты на выбросы и сбросы, а также нормативы образования отходов и лимиты на их размещение получены до 1 января 2019 года на объекты I и II категории, хранить их надо обязательно. Такие документы действуют до дня:

– окончания срока действия разрешительного документа;

– получения комплексного экологического разрешения;

– представления декларации о воздействии на окружающую среду.

Переоформить нормативы допустимых выбросов, сбросов или лимиты на выбросы и сбросы, объекты I категории могут, если еще не получено КЭР. Такой документ будет действовать до дня получения комплексного экологического разрешения. Получить КЭР нужно до 1 января 2025 года на объекты, которые относятся к области применения НДТ и не вошли в Перечень (ч. 1.1, 6, 7 ст. 11 Закона от 21.07.2014 №219-ФЗ).

Получить КЭР можно и в период действия разрешительных документов. Декларацию о воздействии на окружающую среду необходимо представить не позднее истечения срока действия хотя бы одного разрешительного документа (п. 1, п. 1.2 ст. 11 Федерального закона от 21.07.2014 №219-ФЗ).

Заключение экологической экспертизы

Если в организации проводили государственную экологическую экспертизу (далее – ГЭЭ) по основаниям ст.11 или 12 Закона от 23.11.1995 №174-ФЗ, то храните положительное заключение по ее итогам. Росприроднадзор ведет базу заключений ГЭЭ, однако, в случае технического сбоя, сведения о заключении могут в базе отсутствовать, поэтому лучше сохранить копию заключения в организации.

Рисунок 4.1 – Пример положительного заключения ГЭЭ

Отсутствие заключения по ГЭЭ влечет наложение штрафа на природопользователя по статье 8.4. КоАП, на должностных лиц в размере от 10000 до 20000 рублей, на юридических лиц – от 100000 до 250000 рублей.

Лицензия на обращение с отходами I – IV классов опасности

Для организаций, которые планируют работать в области обращения с отходами производства и потребления I – IV классов опасности, лицензия на такую деятельность обязательна. Это предусмотрено статьей 9 Федерального закона от 24.06.1998 №89-ФЗ, п. 30 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 №99-ФЗ. На рисунке 4.2 представлен пример лицензии на обращение с отходами.

Рисунок 4.2 – Пример лицензии на обращение с отходами.

Если природопользователь накапливает отходы на срок не более, чем 11 месяцев, а затем передает их, то лицензию получать не нужно.

Порядок лицензирования деятельности по сбору, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов I – IV классов опасности установили в Положении, утверждённом постановлением Правительства от 26.12.2020 №2290.

Для ее получения направьте в территориальный орган Росприроднадзора заявление на получение лицензии.

Декларация о воздействии на окружающую среду

Декларацию о воздействии на окружающую среду (далее – ДВОС) разработайте на объекты НВОС II категории. Документ подают в госорган один раз в семь лет. Если изменятся технологические процессы основных производств, качественные и количественные характеристики выбросов, сбросов загрязняющих веществ и стационарных источников, то декларацию нужно будет скорректировать и подать заново (пп. 1, 6 ст. 31.2 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

ДВОС представляют в письменной форме или в форме электронного документа, который подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ подают в территориальные органы Росприроднадзора, если объект НВОС подлежит федеральному государственному контролю, или в региональные ведомства в отношении объектов регионального контроля (п. 2 ст. 31.2 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

Форму ДВОС и порядок ее заполнения утвердили приказом Минприроды от 11.10.2018 №509.

Договоры на обращение с отходами

Заключите один или несколько видов договоров при обращении с отходами:

– на оказание услуг по обращению с ТКО;

– на оказание услуг по обращению с отходами I и II классов опасности;

– на оказание услуг по обращению c отходами III – V классов опасности (не ТКО);

– на оказание услуг по обращению c медицинскими отходами.

Какие договоры нужны, определите по видам отходов, которые образует или с которыми обращается организация. Например, если организация образует отход I класса опасности, необходимо заключить договор на оказание услуг по обращению с отходами I и II классов.

Договоры заключите согласно правилам, которые установлены Федеральным законом от 24.06.1998 №89-ФЗ и постановлениями Правительства. Например, правила обращения с ТКО утверждены постановлением Правительства от 12.11.2016 №1156. Форма типового договора на обращение с отходами I и II классов опасности утверждена постановлением Правительства от 24.10.2019 №1363 и Постановлением Правительства РФ от 24.03.2023 №458 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 24.10.2019 №1363».

При заключении договора на услуги по обращению с отходами, проверьте у контрагента наличие лицензии на обращение с теми видами отходов производства и потребления, которые собираетесь передавать. Лицензия на обращение с отходами V класса опасности не требуется. Для обращения с медицинскими отходами контрагент также должен соблюдать требования СанПиН 2.1.3684—21 от 28.01.2021.

Договоры водоснабжения и водоотведения

Для подключения объектов к централизованной системе водоснабжения и водоотведения заключите договоры с организацией водопроводно-канализационного хозяйства. Следующие договоры заключите в соответствии с формой, которая утверждена постановлением Правительства от 29.07.2013 №645:

– Договор о подключении к централизованной системе водоотведения;

– Договор холодного водоснабжения и водоотведения;

– Договор водоотведения;

– Договор о транспортировке сточных вод.

Договор и решение на водопользование

Если организации необходимо использовать водный объект или его часть, например, для сброса сточных вод или строительства причальной стенки, заключите договор водопользования или оформите решение о предоставлении водного объекта в пользование. Основания, по которым предоставят пользование водным объектом, указали в частях 2 и 3 статьи 11 Водного кодекса от 03.06.2006 №74-ФЗ.

Для заключения договора или получения решения направьте заявление в Росводресурсы или региональный орган. Если положения договора необходимо скорректировать, изменения оформите дополнительным соглашением к договору. Необходимо оформить следующие документы:

– Заявление на заключение договора водопользования с целью забора воды;

– Заявление о предоставлении акватории водного объекта в пользование;

– Заявление на получение Решения о предоставлении водного объекта в пользование;

– Дополнительное соглашение к договору водопользования.

Документы по созданию службы экологической безопасности

Для того, чтобы обеспечить на предприятии экологическую безопасность и контроль охраны окружающей среды, создайте службу или отдел экологической безопасности. Для этого издайте приказ, разработайте и утвердите положение о подразделении, а также должностные инструкции для работников.

В небольших организациях, когда нет необходимости создавать службу или отдел, определите ответственного за экологическую безопасность. Эти обязанности может выполнять эколог, руководитель или другой специалист, который прошел подготовку по экологической безопасности (ст. 73 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

Если обязанности эколога сотрудник исполняет по совместительству, включите необходимый функционал в должностную инструкцию сотрудника и заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. Необходимо утвердить следующие документы:

– Приказ о создании отдела по охране ОПС и экологической безопасности;

– Должностную инструкцию специалиста по охране окружающей среды;

– Приказ о назначении ответственного за экологическую безопасность.

Если выполнять обязанности эколога некому, то предприятие может передать природоохранные мероприятия и подготовку экологической документациина аутсорсинг. В природоохранном законодательстве нет требований по созданию службы экологической безопасности или найме эколога в штат в каждой организации. Есть лишь обязанность уведомлять о лицах и организациях, которые ответственны за производственный экологический контроль в организации (п. 3ст. 67 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ, п. 3ст. 25 Федерального закона от 04.05.1999 №96-ФЗ).

Инструктаж работников по охране окружающей среды

Проведите с работниками вводный инструктаж по природоохранным мероприятиям на предприятии. Это позволит ознакомить сотрудников с негативным воздействием на окружающую среду и мерами по минимизации такого воздействия, которые приняты в организации. В рамках инструктажа рассмотрите, например, правила накопления отходов, запрет оставлять автотранспорт на холостом ходу для снижения выбросов, меры по недопущению утечки нефтепродуктов.

Инструктаж может быть вводным – при приеме на работу, и периодическим, например, 1 раз год.

Для того, чтобы проводить инструктажи, разработайте программу проведения вводного инструктажа по охране окружающей среды и назначьте приказом ответственного. В программу включите следующие разделы:

– Общие положения;

– Основные положения природоохранного законодательства;

– Общие сведения о предприятии;

– Основные технологические процессы, которые оказывают негативное воздействие на окружающую среду;

– Источники загрязнения;

– Источники образования отходов производства и потребления и их утилизация;

– Обращение с отходами;

– Порядок сбора и накопления ртутьсодержащих ламп;

– Порядок сбора и накопления отработанных масел;

– Порядок сбора и накопления ТКО;

– Возможные аварийные ситуации на предприятии;

– Ответственность за нарушение требований охраны окружающей среды.

Требования к вводному инструктажу законодательством не установлены, поэтому скорректируйте программу в зависимости от деятельности организации и видов ее негативного воздействия. При необходимости разработайте дополнительные инструкции, по которым работники смогут повторять требования природоохранного законодательства, например, инструкцию по обращению с отработанными ртутьсодержащими лампами.

Проведенные инструктажи зафиксируйте в журнале учета. Необходимые для этого документы:

– Приказ о проведении вводных инструктажей;

– Программа проведения вводного инструктажа;

– Журнал учета проведения вводного инструктажа.

Документы по обучению сотрудников в сфере обеспечения экологической безопасности

В области охраны окружающей среды предусмотрено два вида обязательной профессиональной подготовки:

– по экологической безопасности (ст. 73 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ);

– по обращению с отходами I – IV классов опасности (ст. 15 Закона от 24.06.1998 №89-ФЗ).

Подготовку по экологической безопасности нужно пройти руководителю организации и работникам, которые ответственны за проведение природоохранных мероприятий и производственный экологический контроль (ст. 73 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ).

Профессиональную подготовку по обращению с отходами I – IV классов опасности проходят работники, в обязанности которых входит сбор, транспортирование, обработка, утилизация, обезвреживание или размещение таких отходов. К примеру, на обучение следует направить работника, который отслеживает качество сортировки отходов на линии. Также, обучение проходит специалист, который несет ответственность за допуск сотрудников к работе с отходами I – IV классов опасности (п. 1, 2 ст. 15 Закона от 24.06.1998 №89-ФЗ).

Экологу, у которого есть профессиональное образование, не обязательно проходить дополнительную профессиональную подготовку по экологической безопасности или обращению с отходами. Однако, Минтруд рекомендует проходить повышение квалификации не реже одного раза в пять лет (п. 3.1. Характеристик обобщенных трудовых функций, утвержденных приказом Минтруда от 07.09.2020 №569н).

Подготовку по экологической безопасности и по обращению с отходами I – IV классов опасности необходимо проходить в аккредитованном учебном центре с лицензией. По результатам обучения центр должен выдать удостоверение или свидетельство (ст. 60, 91, 92 Закона от 29.12.2012 №273-ФЗ).

С 1 сентября 2022 года обучение сотрудники должны проходить по учебному плану, который Минприроды утвердило приказом от 15.10.2021 №755.

Для направления сотрудников на обучение издайте приказ о направлении работников на обучение или переподготовку.

Документы по экологии разрабатывают в подразделении, которое занимается вопросами охраны окружающей среды и экологической безопасности. Если такого подразделения в организации нет, то документы готовит работник, которого назначили ответственным за экологическую безопасность на предприятии. В малых организациях это может быть руководитель, его заместитель или другой специалист, который прошел подготовку по охране окружающей среды и экологической безопасности (ст. 73 Закона от 10.01.2002 №7-ФЗ)

Распоряжения, инструкции, положения по охране окружающей среды утверждают приказом руководителя организации. Некоторые документы, например, квартальные отчеты по учету отходов, могут быть заверены подписью специалиста, который готовил такой документ. С документами, которые содержат указания руководства и требования по обеспечению охраны окружающей среды, работников предприятия знакомят под роспись.

В таблице 4.1 представлен перечень основных документов по экологии по категориям объектов НВОС.

Таблица 4.1

Перечень документов по экологии по категориям объектов НВОС

Размеры штрафов и санкции за отсутствие обязательных документов представлены в таблице 4.2.

Таблица 4.2

Штрафы и санкции за отсутствие обязательных документов

4.1.2 Сроки хранения документов по экологической безопасности

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться приказом Росприроднадзора от 05.10.2022 №440 «Об утверждении перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральной службы по надзору в сфере природопользования, ее территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения».

Сроки хранения установлены отдельно для следующих организаций:

– застройщиков (заказчиков) документации;

– разработчиков;

– организаций, утверждающих, согласовывающих документы, лицензирующих, а также для экспертных организаций и ведомств, не являющихся застройщиками;

– исполнителей работ в эксплуатирующих организациях;

– контрольных и надзорных.

Сроки хранения природоохранной документации систематизированы на основании:

– Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 №236, далее – Перечень №236);

– Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 28.12.2021 №142, далее – Перечень №142);

– Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 №237, далее – Инструкция по применению Перечня №236).

Комплексные экологические разрешения на объект и документы к ним (заявки, обоснования, проекты, программы, сведения) (Пункт 787 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – срок не указан;

– в организациях-разработчиках – постоянно.

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – не указан;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет после замены новыми.

Декларации о воздействии на окружающую среду (Пункт 788 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – не указан;

– в организациях-разработчиках – постоянно;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – не указан;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет после замены новыми.

Нормативы допустимого воздействия на окружающую среду: НДВ, НДС; технологические нормативы; технические нормативы; НООЛР; нормативы допустимых физических воздействий (уровни воздействия тепла, шума, вибрации и ионизирующего излучения, напряженности электромагнитных полей и иных физических воздействий); нормативы допустимого изъятия компонентов природной среды; нормативы допустимой антропогенной нагрузки на окружающую среду.

Для атмосферного воздуха: предельно допустимые выбросы; предельно допустимые нормативы физических воздействий на атмосферный воздух; технологические нормативы выбросов; технические нормативы выбросов (Пункт 753 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – до минования надобности;

– в организациях-разработчиках – до ликвидации организации;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – 5 лет до экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК);

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до замены новыми;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет после замены новыми.

Проекты нормативов и документы по их разработке (решения, заключения, расчеты, методические указания, методики, схемы, карты, сведения, данные) (Пункт 754 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – до минования надобности;

– в организациях-разработчиках – 5 лет ЭПК;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – 5 лет;

– в экспертных организациях – до минования надобности.

Переписка о разработке и введении экологических требований по охране окружающей среды (Пункт 755 Перечня №142) во всех типах организаций – 5 лет.

Программы повышения экологической эффективности (Пункт 823 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – не указан;

– в организациях-разработчиках – постоянно;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – не указан;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 7 лет при условии проведения проверки.

Планы мероприятий по охране окружающей среды (Пункт 824 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – не указан;

– в организациях-разработчиках – постоянно;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – не указан;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 7 лет при условии проведения проверки.

Отчеты об осуществлении ПЭК (Пункт 830 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – до минования надобности;

– в организациях-разработчиках – до ликвидации организации;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – 5 лет;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – постоянно.

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки) по вопросам природоохранных зон – 5 лет ЭПК (Пункт 535 Перечня №236).

Технический отчет (заключение) о комплексных инженерно-экологических изысканиях (Пункт 780 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – постоянно;

– в организациях-разработчиках – постоянно;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях, в экспертных организациях – 5 лет;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет при условии проведения проверки.

Заключения государственной экологической экспертизы и особые мнения экспертов к ним (Пункт 833 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – до ликвидации организации. на проекты федеральных целевых программ, проекты целевых программ субъектов РФ и проекты нормативно-технических и инструктивно-методических документов – постоянно;

– в организациях-разработчиках – постоянно. На проекты соглашений о разделе продукции – 5 лет после истечения срока действия соглашения. На материалы обоснования лицензий на осуществление отдельных видов деятельности – 5 лет ЭПК после истечения срока действия лицензии;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих, экспертных организациях – постоянно. На проекты соглашений о разделе продукции – 5 лет после истечения срока действия соглашения. На материалы обоснования лицензий на осуществление отдельных видов деятельности – 5 лет ЭПК после истечения срока действия лицензии;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – постоянно. На проекты соглашений о разделе продукции – 5 лет после истечения срока действия соглашения. На материалы обоснования лицензий на осуществление отдельных видов деятельности – 5 лет ЭПК после истечения срока действия лицензии.

Материалы оценки воздействия на окружающую среду (Пункт 835 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – до ликвидации организации;

– в организациях-разработчиках – до ликвидации организации;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях, в экспертных организациях – постоянно;

– в экспертных организациях – 5 лет;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – до ликвидации организации;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет при условии проведения проверки.

Переписка по вопросам оценки воздействия на окружающую среду и экологической экспертизы (Пункт 836 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – 5 лет ЭПК;

– в организациях-разработчиках – 5 лет ЭПК;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих, экспертных организациях – 5 лет ЭПК;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – 5 лет ЭПК;

– в контрольных и надзорных организациях – 5 лет ЭПК.

Декларации о плате за негативное воздействие на окружающую среду, переписка с органами Росприроднадзора, документы, требования, решения о зачете, возврате платы – конкретный срок не установлен, но стоит хранить как минимум 5 лет (Пункт 11 приказа Минприроды России от 10.12.2020 №1043; п. 1 ст. 196 Гражданского кодекса РФ; пп. 272—274 приказа Росприроднадзора от 05.10.2022 №440. Общий срок исковой давности составляет 3 года, однако по приказу Росприроднадзора переписка по погашению задолженности по плате за НВОС с объектами различных форм собственности должна храниться 5 лет).

Планы предупреждения и ликвидации разливов нефти и нефтепродуктов и документы к ним (уведомления, планы учений, схемы, решения, заключения) (Пункт 794 Перечня №142):

– в организациях-заказчиках – постоянно;

– в организациях-разработчиках – до минования надобности;

– в утверждающих, согласовывающих, лицензирующих организациях – до минования надобности;

– в экспертных организациях – не указан;

– в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях – постоянно;

– в контрольных и надзорных организациях – до минования надобности.

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций – 5 лет после замены новыми (Пункт 603 Перечня №142).

Пояснения к установленным срокам хранения (разд. IV Инструкции по применению Перечня №236):

– срок хранения «До минования надобности» – организация сама определяет срок хранения документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Такой срок установлен для проектов локальных нормативных актов организации, документов, присланных для сведения, копий документов;

– срок хранения «До ликвидации организации» – документы с таким сроком хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ;

– отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, – указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности;

– срок хранения «До замены новыми» – применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми;

– срок хранения «Постоянно» – документы с таким сроком хранения, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

– 15 лет – для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

– 10 лет – для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;

– 5 лет – для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором. Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

Свои сроки хранения есть у приказов по основной деятельности, должностных инструкций (ст. 19, 182, 434, 442, 443 Перечня №236), планов, отчетов, документов о повышении квалификации работников, справок и договоров на обучение (5 лет согласно ст. 482, 483, 488, 491, 492 того же Перечня). Также установлены сроки хранения документов в области градостроительной деятельности, контроля и технического надзора, промышленной безопасности.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Повышение установленных Перечнем №236 сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Помимо законодательных требований есть еще объективная цель хранения документов, обусловленная необходимостью иметь доказательную базу в случае предъявления претензий или обвинений в совершении экологического правонарушения.

Так, Федеральный закон от 10.01.2002 №7-ФЗ «Об охране окружающей среды» позволяет предъявить иск о компенсации экологического вреда, причиненного окружающей среде, в течение 20 лет после того, как стало об этом известно. Поэтому в отношении некоторой документации, особенно разрешительной, и результатов производственного экологического контроля срок хранения разумно продлить до 20 лет, даже если упомянутыми ранее перечнями предусматривается более короткий период.

Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы РФ разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.