Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс планирования управления стоимостью, включают в себя, среди прочего:

♦ организационную структуру и культуру, которые могут оказывать влияние на управление стоимостью;

♦ ситуацию на рынке, которая описывает, какие продукты, услуги и результаты доступны на региональном и глобальном рынках;

♦ курсы обмена валют для стоимости проекта, связанной с несколькими странами;

♦ опубликованную коммерческую информацию, как, например, информацию о ставках ресурсов, которая часто доступна в коммерческих базах данных, содержащих сведения о квалификации и стоимости человеческих ресурсов, а также сведения о стандартной стоимости материалов и оборудования; другим источником информации являются опубликованные прайс-листы продавцов;

♦ информационную систему управления проектом, предоставляющую альтернативные возможности управления стоимостью;

♦ на стоимость проектов могут оказывать существенное влияние разные уровни производительности труда в разных частях мира.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс планирования управления стоимостью, включают в себя, среди прочего:

♦ процедуры финансового контроля (например, отчетность по времени, необходимый анализ расходов и выплат, статьи бухгалтерского учета и стандартные положения договоров);

♦ репозиторий исторической информации и извлеченных уроков;

♦ финансовые базы данных;

♦ существующие формальные и неформальные политики, процедуры и руководящие указания, связанные с оценкой стоимости и разработкой бюджета.

Следует учитывать описанные в разделе 4.1.2.1 экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ предшествующие подобные проекты;

♦ информация об отрасли, дисциплине или прикладной области;

♦ оценка стоимости и разработка бюджета;

♦ управление освоенным объемом.

В качестве метода анализа данных, который может использоваться в данном процессе, можно назвать анализ альтернатив. Анализ альтернатив может включать в себя рассмотрение стратегических вариантов финансирования, таких как: самофинансирование, финансирование за счет выпуска акций или финансирование за счет заемных средств. Он может также включать рассмотрение способов получения ресурсов для проекта путем их создания, покупки, аренды или лизинга.

Команды проекта могут проводить совещания по планированию для разработки плана управления стоимостью. Среди участников могут быть руководитель проекта, спонсор проекта, определенные члены команды проекта, определенные заинтересованные стороны, любые лица, отвечающие за стоимость проекта, и, при необходимости, другие лица.

План управления стоимостью является компонентом плана управления проектом и описывает способы планирования, структурирования и контроля стоимости проекта. Процессы управления стоимостью и связанные с ними инструменты и методы документируются в плане управления стоимостью.

Например, план управления стоимостью может устанавливать:

♦ Единицы измерения. Для каждого ресурса определяются все единицы, которые будут использоваться в ходе измерений (например, человеко-часы, человеко-дни, недели для оценки времени, метры, литры, тонны, километры, кубические ярды для количественной оценки или общая сумма в валюте).

♦ Степень прецизионности. Это порядок величины, до которого будут округляться оценки стоимости в большую или меньшую сторону (например, 995,59 долл. США до 1000 долл. США) в зависимости от содержания операций и масштаба проекта.

♦ Степень точности. Указывается приемлемый диапазон (например, ±10 %), который будет использоваться в рамках реалистичных оценок стоимости. Он может включать в себя возможные потери.

♦ Связи между процедурами организации. Иерархическая структура работ (ИСР) (раздел 5.4) предоставляет структуру для плана управления стоимостью, что позволяет обеспечить непротиворечие оценок, бюджета и контроля стоимости. Компонент ИСР, используемый для учета стоимости проекта, называется контрольным счетом. Каждому контрольному счету присваивается уникальный код или номер счета (номера счетов), который непосредственно связан с системой бухгалтерского учета исполняющей организации.

♦ Контрольные пороги. Для мониторинга исполнения стоимости могут определяться пороги отклонений, что позволяет установить заранее согласованную величину вариации, при отклонении от которой становится необходимо предпринимать какие-то действия. Пороги обычно выражаются в виде процентных отклонений от базового плана.

♦ Правила измерения исполнения. Устанавливаются правила измерения исполнения для управления освоенным объемом (EVM). Например, план управления стоимостью может:

• определять точки в ИСР, в которых будет проводиться измерение контрольных счетов;

• устанавливать методы EVM (например, взвешенные контрольные события, фиксированные значения, процент выполнения и т. д.) для применения;

• определять методы отслеживания и формулы расчета для EVM, необходимые для составления прогноза по завершении (estimate at completion, EAC), используемой для проверки правильности EAC «снизу вверх».

♦ Форматы отчетности. Определяются форматы и частота составления различных отчетов о стоимости.

♦ Дополнительные данные. Дополнительные данные об операциях по управлению стоимостью включают в себя, среди прочего:

• описание стратегических вариантов финансирования;

• процедуру, учитывающую колебания валютных курсов;

• процедуру документирования стоимости проекта.

Более подробно информацию относительно управления освоенным объемом см. в Практическом стандарте управления освоенным объемом – Второе издание (Practice Standard for Earned Value Management – Second Edition) [17].

Оценка стоимости – это процесс приближенной оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в определении величины денежных ресурсов, требуемых для проекта. Этот процесс осуществляется периодически на протяжении всего проекта, по мере необходимости. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 7–4. На рис. 7–5 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 7–4. Оценка стоимости: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 7–5. Диаграмма потоков данных оценки стоимости

Оценка стоимости – это количественная оценка возможной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операции. Это прогноз, основанный на информации, известной в конкретный момент времени. Оценки стоимости включают в себя выявление и рассмотрение альтернатив расчета стоимости для инициации и завершения проекта. Для достижения оптимальной стоимости проекта должны быть рассмотрены компромиссные решения и риски в отношении стоимости, такие как решения «производить или покупать», «покупать или брать в лизинг», а также распределение ресурсов.

Оценки стоимости обычно выражаются в определенной валюте (например, в долларах, евро, иенах и т. д.), хотя в отдельных случаях используются другие единицы измерения, такие как человеко-часы или человеко-дни, для облегчения сравнения путем исключения влияния колебаний курсов валют.

В ходе проекта необходимо анализировать и уточнять оценки стоимости для отражения дополнительных деталей по мере их выявления и после проверки допущений. Точность оценки стоимости проекта повышается по мере продвижения проекта по жизненному циклу. Например, в фазе инициации проекта может быть получена оценка приблизительного порядка величины (rough order of magnitude, ROM) в диапазоне от -25 % до +75 %. В дальнейшем, по мере поступления информации, окончательные оценки могут сузить диапазон точности от -5 % до +10 %. В некоторых организациях действуют руководящие указания относительно того, когда такие уточнения следует производить и какая точность или степень достоверности при этом ожидается.

Стоимости оцениваются для всех ресурсов, которые будут оплачиваться в рамках проекта. К ресурсам относятся, среди прочего, трудовые ресурсы, материалы, оборудование, услуги и сооружения, а также особые статьи расходов, такие как резерв на покрытие инфляции, стоимость привлечения финансирования или средства на возможные потери. Оценки стоимости могут представляться на уровне операций или в укрупненной форме.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления стоимостью. Описан в разделе 7.1.3.1. План управления стоимостью описывает методы оценки, которые можно использовать, а также уровень прецизионности и точности, требуемые при оценке стоимости.

♦ План управления качеством. Описан в разделе 8.1.3.1. План управления качеством описывает операции и ресурсы, необходимые команде управления проектом для достижения определенных в проекте целей по качеству.

♦ Базовый план по содержанию. Описан в разделе 5.4.3.1. Базовый план по содержанию включает в себя описание содержания проекта, ИСР и словарь ИСР:

• Описание содержания проекта. Описание содержания проекта (см. раздел 5.3.3.1) отражает ограничения финансирования на расходование средств проекта по периодам или другие финансовые допущения и ограничения.

• Иерархическая структура работ. ИСР (см. раздел 5.4.3.1) определяет отношения между всеми поставляемыми результатами проекта и их разнообразными компонентами.

• Словарь ИСР. Словарь ИСР (см. раздел 5.4.3.) и соответствующие подробные описания работ дают определение поставляемых результатов и описание работ для каждого компонента ИСР, необходимых для производства каждого поставляемого результата.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

♦ Реестр извлеченных уроков. Описано в разделе 4.4.3.1. Извлеченные на ранних фазах проекта уроки в отношении оценки трудозатрат и длительности могут быть использованы в последующих фазах для увеличения точности и прецизионности оценок трудозатрат и длительности.

♦ Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание содержит указание типа, количества и суммарного времени человеческих и материальных ресурсов, которые будут использоваться в проекте. Оценки длительности (см. раздел 6.4.3.1) влияют на оценки стоимости, когда ресурсы оплачиваются из расчета на единицу времени и когда имеются сезонные колебания стоимости. Расписание также содержит полезную информацию для проектов, в которых включена стоимость финансирования (в том числе, процентные начисления).

♦ Требования к ресурсам. Описаны в разделе 9.2.3.1. Требования к ресурсам выявляют типы и количество ресурсов, необходимых для каждого пакета работ или каждой операции.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит подробные сведения об индивидуальных рисках проекта, которые были идентифицированы и приоритизированы и для устранения которых требуется реагирование. Реестр рисков предоставляет подробную информацию, которую можно использовать при оценке стоимости.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс оценки стоимости, включают в себя, среди прочего:

♦ Ситуацию на рынке. Ситуация на рынке описывает, какие продукты, услуги и результаты доступны на рынке, кто является их поставщиками, на каких условиях и в какие сроки. Региональные и/или глобальные условия спроса и предложения оказывают существенное влияние на стоимость ресурсов.

♦ Опубликованную коммерческую информацию. Информация о стоимостных ставках ресурсов часто доступна в коммерческих базах данных, содержащих сведения о квалификации и стоимости человеческих ресурсов, а также сведения о стандартной стоимости материалов и оборудования. Другим источником информации являются опубликованные прайс-листы продавцов.

♦ Курсы обмена валют и показатели инфляции. В случае крупномасштабных проектов, которые осуществляются в течение нескольких лет с использованием при расчетах нескольких валют, в процессе оценки стоимости должны учитываться и использоваться колебания курсов валют и показатели инфляции.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс оценки стоимости, включают в себя, среди прочего:

♦ политики оценки стоимости;

♦ шаблоны оценки стоимости;

♦ репозиторий исторической информации и извлеченных уроков.

Следует учитывать описанные в разделе 4.1.2.1. Экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ предшествующие подобные проекты;

♦ информация об отрасли, дисциплине или прикладной области;

♦ методы оценки стоимости.

Описана в разделе 6.4.2.2. При оценке стоимости по аналогам используются значения или параметры, взятые из предшествующих проектов, которые были подобны текущему проекту. Значения и параметры проектов могут включать в себя, среди прочего, следующее: содержание, стоимость, бюджет, длительность и результаты измерения (например, размера, веса). Сравнение этих значений или параметров проекта ложится в основу оценки таких же параметров или измерений в текущем проекте.

Описана в разделе 6.4.2.3. Параметрическая оценка использует статистические связи между историческими данными и прочими переменными (например, площадью в квадратных метрах в строительстве) для расчета оценки стоимости работ проекта. Данный метод может обеспечивать более высокую степень точности в зависимости от опыта и данных, заложенных в основе модели. Параметрическая оценка стоимости может применяться ко всему проекту или к его частям вместе с другими методами оценки.

Описана в разделе 6.4.2.5. Оценка «снизу вверх» представляет собой метод оценки компонента работы. Стоимость отдельных пакетов работ или операций оценивается с самой высокой степенью детализации. Детальная стоимость затем суммируется или «свертывается» до более высоких уровней с целью последующего составления отчетов и отслеживания. На стоимость и точность оценки «снизу вверх» обычно влияют размер или другие параметры каждой отдельной операции или пакета работ.

Описана в разделе 6.4.2.4. Точность оценок стоимости по одной точке может быть улучшена путем рассмотрения неопределенностей и рисков оценок и использования оценок по трем точкам для определения приблизительного диапазона стоимости операции.

♦ Наиболее вероятная (cM). Стоимость операции, основанная на реалистичной оценке трудозатрат требуемой работы и всех прогнозируемых расходов.

♦ Оптимистическая (cO). Стоимость, основанная на анализе наиболее благоприятного сценария для операции.

♦ Пессимистическая (cP). Стоимость, основанная на анализе наиболее неблагоприятного сценария для операции.

Будучи зависимой от предполагаемого распределения значений в диапазоне трех оценок, ожидаемая стоимость, cE, рассчитывается по формуле. Две наиболее распространенные формулы – треугольное распределение и бета-распределение. Формулы:

♦ Треугольное распределение. cE = (cO + cM + cP) / 3

♦ Бета-распределение. cE = (cO + 4cM + cP) / 6

Оценки стоимости, основанные на трех точках с предполагаемым распределением, предоставляют данные по ожидаемой стоимости и проясняют диапазон неопределенности ожидаемой стоимости.

В качестве методов анализа данных, которые могут использоваться в процессе оценки стоимости, можно назвать, среди прочего, следующие:

♦ Анализ альтернатив. Анализ альтернатив – это метод, используемый для оценки выявленных вариантов с целью выбора, какие варианты или подходы использовать в ходе исполнения проекта. В качестве примера можно привести выбор варианта приобретения в сравнении с вариантом разработки поставляемого результата при оценке воздействий стоимости, расписания, ресурсов и качества.

♦ Анализ резервов. Оценки стоимости могут включать в себя резервы на возможные потери (иногда называемые «средствами на возможные потери») для учета неопределенности стоимости. Резерв на возможные потери – это бюджет в составе базового плана по стоимости, который выделяется для принятия мер против идентифицированных рисков. Резервы на возможные потери зачастую рассматриваются как часть бюджета, предназначенная для «известных неизвестных», которые могут оказать влияние на проект. Например, можно предвидеть возможность доработки каких-либо поставляемых результатов проекта, хотя объем этой доработки неизвестен. Резервы на возможные потери могут оцениваться для учета этого неизвестного объема доработки. Резерв на возможные потери может быть обеспечен на любом уровне: от уровня конкретной операции до уровня проекта в целом. Резерв на возможные потери может выражаться в процентах оценочной стоимости, фиксированным числом или может быть разработан с помощью методов количественного анализа.

По мере поступления более точной информации о проекте резервы на возможные потери могут быть использованы, сокращены или исключены. Возможные потери должны быть четко определены в документации по стоимости. Резервы на возможные потери являются частью базового плана по стоимости и общих требований к финансированию проекта.

♦ Стоимость качества. Для подготовки оценок могут быть использованы допущения о стоимости качества (cost of quality, COQ), как описано в разделе 8.1.2.3. Это включает в себя оценку влияния стоимости дополнительных инвестиций в соответствие требованиям, в сравнении с затратами на несоответствие им. Это также может включать в себя рассмотрение краткосрочного сокращения стоимости в сравнении с последствиями чаще встречающихся проблем на более поздних стадиях жизненного цикла продукта.

Описана в разделе 4.3.2.2. Информационная система управления проектами в целях облегчения задач оценки стоимости может включать в себя электронные таблицы, программное обеспечение моделирования и инструменты статистического анализа. Указанные инструменты облегчают использование некоторых методов оценки стоимости и, следовательно, способствуют быстрому рассмотрению альтернативных оценок стоимости.

В числе методов принятия решений, которые могут использоваться в процессе оценки стоимости, среди прочего, можно назвать следующие: Описанный в разделе 5.2.2.4 метод голосования – это процесс оценки различных альтернатив с ожидаемым результатом в форме будущих действий. Указанные методы используются для вовлечения членов команды с целью повышения точности оценок и ответственности за вырабатываемые оценки.

Оценки стоимости включают в себя количественные оценки вероятных затрат, необходимых для завершения работ по проекту, а также суммы возможных потерь с учетом идентифицированных рисков и управленческий резерв на производство незапланированных работ. Оценки стоимости могут представляться в укрупненной форме или в деталях. Стоимость оценивается по всем ресурсам, использованным в оценке стоимости. Она включает в себя, среди прочего, прямые трудовые затраты, материалы, оборудование, услуги, сооружения, информационные технологии и особые статьи расходов, такие как стоимость привлечения финансирования (включая проценты по займам), резерв на покрытие инфляции, курсы валют или резервы стоимости на возможные потери. Косвенные (непрямые) затраты, если они включены в оценку стоимости проекта, могут учитываться на уровне операций или на более высоких уровнях.

Количество и тип дополнительных деталей, обосновывающих оценку стоимости, различаются в зависимости от прикладной области. Независимо от уровня детализации, поддерживающая документация должна обеспечивать четкое и полное понимание того, каким образом была получена оценка стоимости.

Поддерживающие детали для оценок стоимости могут включать в себя:

♦ документацию по основе для оценки (т. е. того, как оценка получена);

♦ документацию по всем принятым допущениям;

♦ документацию по всем известным ограничениям;

♦ документацию по идентифицированным рискам, учтенным в оценке стоимости;

♦ указание диапазона возможных оценок (например, 10 000 долларов США (±10 %), чтобы показать, что стоимость элемента ожидается в пределах указанного диапазона значений);

♦ указание степени достоверности окончательной оценки.