Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Инспекция – это упорядоченная проверка хода исполнения подрядчиком работ. Она может состоять в простой проверке поставляемых результатов или в фактической материальной проверке самих работ. При осуществлении строительных / инженерных / инфраструктурных проектов инспекция включает обходы площадки как покупателем, так и подрядчиком с целью достичь согласия в понимании работ, находящихся в процессе производства.

Аудиторские проверки описаны в разделе 8.2.2.5. Аудиторские проверки – это упорядоченные проверки процесса закупок. Права и обязанности, относящиеся к аудиторским проверкам, должны быть предусмотрены в договоре закупки. Заключения по результатам аудиторских проверок должны быть доведены до сведения руководителя проекта со стороны покупателя и руководителя проекта со стороны продавца с целью внесения в проект поправок по мере такой необходимости.

Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении исполнения обязательств по договору. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях договора и включаются в план управления закупками. Как правило, все поставляемые результаты должны быть поставлены в предусмотренные сроки и отвечать техническим требованиям и требованиям к качеству, при этом не должно оставаться не урегулированных претензий и окончательные расчеты должны быть завершены. Команда управления проектом должна одобрить все поставляемые результаты до закрытия закупки.

Описана в разделе 4.5.1.3. Информация об исполнении работ включает информацию о том, как продавец исполняет работы в сопоставлении с полученными поставляемыми результатами, достигнутым техническим исполнением и сделанными и принятыми затратами в сравнении с выделенным по SOW бюджетом на выполненные работы.

Закупочная документация, которая может обновляться, включает в себя договор со всеми относящимися к нему расписаниями; запрошенные, но не одобренные изменения договора и одобренные запросы на изменения. Закупочная документация также включает в себя любую подготовленную продавцом техническую документацию и другие документы, содержащие информацию об исполнении работ, например, поставляемые результаты, отчеты продавца об исполнении, гарантийные обязательства, финансовые документы, в том числе счета и документы о проведенных платежах, а также результаты инспекций, предусмотренные договором.

Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения плана управления проектом, его вспомогательных планов и прочих компонентов, таких как базовый план по стоимости, базовое расписание и план управления закупками, могут быть результатом процесса контроля закупок. Запросы на изменения проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

Запрошенные, но еще не разрешенные изменения могут включать в себя предоставленные покупателем указания, либо предпринятые продавцом действия, которые другая сторона считает конструктивными изменениями договора. Поскольку любое из данных конструктивных изменений может быть оспорено одной из сторон, что может привести к возникновению претензии к другой стороне, каждое такое изменение определяется по отдельности и документируется в корреспонденции проекта.

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего:

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. Каждое соглашение и каждый продавец имеют свои собственные наборы рисков, которые могут требовать внесения обновлений в план управления рисками. Если в ходе исполнения договора возникают значительные непредвиденные риски план управления рисками может потребовать обновления. Соответствующие риски вносятся в реестр рисков.

♦ План управления закупками. Описан в разделе 12.1.3.1. План управления закупками предусматривает операции, которые должны выполняться в процессе проведения закупок. Может понадобиться внести обновления с учетом результатов исполнения договора продавцами в ходе производства работ.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. При наличии вызванных продавцами существенных изменений расписания, которые влияют на общее исполнение расписания проекта, может потребоваться обновить и одобрить базовое расписание для отражения текущих ожиданий. Покупатель должен осознавать все имеющие цепной характер последствия вызванных продавцом отставаний от расписания, которые влияют на работу других продавцов.

♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Предложенные подрядчиком затраты на материалы могут неоднократно изменяться на протяжении исполнения проекта. Эти изменения могут происходить по причине колебаний цен на материалы и работу, вызванных внешними экономическими условиями, и должны быть внесены в базовый план по стоимости.

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может обновляться с помощью методов, которые показали свою эффективность для сохранения содержания, расписания и стоимости закупаемых предметов. Если происходят отклонения, в реестре должны быть указаны корректирующие действия, которые были приняты в ответ на отклонения, а также информация о том, насколько результативными были эти действия. В случае предъявления претензий информация должна быть задокументирована для недопущения их повторения. Может быть также внесена дополнительная информация о том, как усовершенствовать процесс закупок.

♦ Требования к ресурсам. Описаны в разделе 9.2.3.1. По мере выполнения работ подрядчиками могут возникать изменения в требованиях к ресурсам, появляющиеся в результате проведения работ с нарушением предусмотренного планом расписания.

♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица отслеживания требований обновляется за счет внесения информации о требованиях, которые были выполнены.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Каждый одобренный продавец имеет свой собственный уникальный набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены. В реестр рисков в ходе исполнения проекта вносятся изменения в случаях, когда определенные на ранних стадиях риски утрачивают свое значение и появляются новые риски.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. По мере последовательного продвижения работ через фазы исполнения проекта в составе подрядчиков и поставщиков могут происходить изменения. Эти изменения должны отражаться в реестре заинтересованных сторон.

Активы процессов организации, которые могут обновляться в результате процесса контроля закупок, включают в себя, среди прочего:

♦ Расписания и запросы платежей. Все платежи должны проводиться в соответствии с условиями и положениями договора на закупку.

♦ Документацию по оценке исполнения договора продавцом. Документы оценки исполнения договора продавцом готовит покупатель, и они документируют способность продавца продолжать выполнение работ по текущему договору, указывают, может ли продавец быть допущен к выполнению работ для будущих проектов, или оценивают, насколько хорошо продавец выполняет работу по проекту в настоящее время или выполнял в прошлом.

♦ Обновление списков, прошедших квалификационный отбор продавцов. Списки прошедших квалификационный отбор продавцов – это списки потенциальных продавцов, которые прошли ранее квалификационный отбор (были одобрены). Данные списки обновляются по результатам процесса контроля закупок, поскольку продавцы могут быть дисквалифицированы и удалены из списков по причине ненадлежащего исполнения договора.

♦ Репозиторий извлеченных уроков. Извлеченные уроки должны храниться в репозитории извлеченных уроков для совершенствования процесса закупок в будущих проектах. После прекращения договора фактические результаты закупок сопоставляются с результатами, намеченными по плану управления закупками. Данные извлеченные уроки устанавливают, были ли достигнуты цели проекта, и, если нет, указывают причины этого.

♦ Архив закупок. Полный пакет проиндексированных договорных документов, в том числе закрытый договор, подготавливается и включается в окончательный архив проекта.

Управление заинтересованными сторонами проекта включает в себя процессы, необходимые для выявления людей, групп и организаций, которые могут оказывать воздействие на проект или на которых проект может оказывать воздействие, для анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в принятие решений и исполнение проекта. Эти процессы обеспечивают работу команды проекта по анализу ожиданий заинтересованных сторон, оценке степени оказываемого ими на проект или проектом на них влияния, а также по разработке стратегий результативного вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений, планирования и исполнения работ проекта.

В процессы управления заинтересованными сторонами проекта входят:

13.1. Идентификация заинтересованных сторон – это процесс регулярного выявления заинтересованных сторон проекта, а также анализа и документирования значимой информации об их интересах, вовлечении, взаимозависимости, влиянии и потенциальном воздействии на успех проекта.

13.2. Планирование вовлечения заинтересованных сторон – это процесс разработки подходов к вовлечению заинтересованных сторон проекта на основании их потребностей, ожиданий, интересов и потенциального воздействия на проект.

13.3. Управление вовлечением заинтересованных сторон – это процесс коммуникаций и работы с заинтересованными сторонами с целью соответствия их потребностям и ожиданиям, реагирования на проблемы и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон.

13.4. Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон – это процесс мониторинга взаимоотношений заинтересованных сторон проекта и адаптации стратегий для вовлечения заинтересованных сторон путем модификации стратегий и планов вовлечения.

На рис. 13-1 представлена общая схема процессов управления заинтересованными сторонами проекта. Процессы управления заинтересованными сторонами проекта представляются в виде дискретных процессов с определенными границами, хотя на практике они накладываются и взаимодействуют такими способами, которые не могут быть в полной мере детализированы в Руководстве PMBOK®.

Рис. 13-1. Общая схема управления заинтересованными сторонами проекта

КЛЮЧЕВЫЕ КОНЦЕПЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ ПРОЕКТА

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, которые подвергаются воздействию проекта или могут оказывать воздействие на проект позитивным или негативным образом. Некоторые заинтересованные стороны могут иметь ограниченные возможности влияния на работы или конечный результат проекта, другие же могут оказывать значительное влияние на проект и его ожидаемые результаты. Научные исследования и анализ получивших широкий резонанс чрезвычайных ситуаций в проектах показывают важность структурного подхода к идентификации, приоритизации и вовлечению заинтересованных сторон. Способность руководителя проекта правильно определять и надлежащим образом управлять всеми заинтересованными сторонами может обусловить успех или неудачу проекта. Для увеличения шансов на успех к процессу идентификации и вовлечения заинтересованных сторон необходимо приступить в кратчайшие сроки сразу после одобрения устава, назначения руководителя и начала формирования команды проекта.

Удовлетворенность заинтересованных сторон должна определяться и находиться под управлением как одна из целей проекта. Главное в деле результативного вовлечения заинтересованных сторон – внимание на постоянные коммуникации с ними, включая членов команды, для понимания их потребностей и ожиданий, решения проблем по мере их возникновения, разрешения конфликтов интересов и стимулирования вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений и работы проекта.

Процесс идентификации и вовлечения заинтересованных сторон в интересах проекта является итеративным. Хотя процессы управления заинтересованными сторонами описываются только один раз, операции по их идентификации, приоритизации и вовлечению должны рассматриваться и обновляться на регулярной основе и, как минимум, в указанные ниже моменты времени, когда:

♦ проект проходит через различные фазы в течение своего жизненного цикла,

♦ действующие заинтересованные стороны прекращают участие в работах проекта или новые заинтересованные стороны входят в сообщество заинтересованных сторон,

♦ в организации или в более широком сообществе заинтересованных сторон происходят значительные изменения.

ТЕНДЕНЦИИ И ФОРМИРУЮЩИЕСЯ ПРАКТИКИ В ОБЛАСТИ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН ПРОЕКТА

В настоящее время разрабатываются более широкие определения заинтересованных сторон, которые расширяют состав традиционных категорий сотрудников, поставщиков и акционеров за счет включения таких групп, как органы госрегулирования, группы лоббистов, защитники окружающей среды, финансовые организации, СМИ, а также тех, кто считает себя заинтересованными сторонами просто потому, что, по их мнению, работы или результаты проекта окажут на них влияние.

Тенденции и формирующиеся практики в области управления заинтересованными сторонами проекта включают в себя, среди прочего:

♦ идентификацию всех заинтересованных сторон, а не только некоторого ограниченного круга;

♦ обеспечение участия всех членов команды в операциях по вовлечению заинтересованных сторон;

♦ регулярный пересмотр состава сообщества заинтересованных сторон, часто параллельно с рассмотрением индивидуальных рисков проекта;

♦ проведение консультаций с заинтересованными сторонами, на которые работы или результаты проекта оказывают наибольшее влияние, в рамках концепции совместного создания благ. концепция совместного создания благ больше внимания уделяет включению в качестве партнеров в состав команды тех заинтересованных сторон, чьи интересы затронуты;

♦ способность воспользоваться ценностью (как положительной, так и отрицательной) результативного вовлечения заинтересованных сторон. Положительная ценность может быть основана на выгодах, получаемых в результате более высокого уровня активной поддержки со стороны заинтересованных сторон, особенно влиятельных. Отрицательная ценность может быть получена путем измерения реальной стоимости не результативного вовлечения заинтересованных сторон, ведущего к отзывам продукции с рынка или утраты организацией или проектом репутации.

СООБРАЖЕНИЯ ПО АДАПТАЦИИ

Поскольку каждый проект имеет уникальный характер, руководителю проекта может быть необходимо адаптировать способ применения процессов управления заинтересованными сторонами проекта. Соображения в отношении адаптации включают в себя, среди прочего:

♦ Разнообразие заинтересованных сторон. Сколько имеется заинтересованных сторон? Насколько велики культурные различия в сообществе заинтересованных сторон?

♦ Сложность взаимоотношений между заинтересованными сторонами. Насколько сложными являются взаимоотношения между членами сообщества заинтересованных сторон? Чем больше число сетей, в которых заинтересованная сторона или группа заинтересованных сторон участвует, тем сложнее эти сети корректной и некорректной информации, которую может получать заинтересованная сторона.

♦ Коммуникационные технологии. Какие коммуникационные технологии являются доступными? Какие механизмы обеспечения используются для достижения наилучших результатов от технологии?

СООБРАЖЕНИЯ ДЛЯ ГИБКИХ/АДАПТИВНЫХ СРЕД

Проекты с большим объемом изменений требуют активного вовлечения и участия заинтересованных сторон проекта. Чтобы облегчить своевременную, продуктивную дискуссию и принятие решений адаптивные команды вовлекают в работу заинтересованные стороны напрямую, не создавая ненужную бюрократию и лишние уровни управления. Часто обмен информацией между клиентом, пользователем и разработчиком происходит в рамках динамического процесса совместной работы, который позволяет добиться большей степени вовлеченности и удовлетворенности заинтересованных сторон. Регулярное взаимодействие с сообществом заинтересованных сторон на всем протяжении проекта снижает уровень риска, формирует доверие и способствует внесению изменений на более ранних стадиях цикла проекта, сокращая затраты и повышая вероятность успешного завершения проекта.

Применение гибких методов способствует созданию условий доступности информации в целях ускорения обмена ею внутри. Цель приглашения любых заинтересованных сторон на совещания и консультации или публикация артефактов проекта в открытом доступе состоит в выявлении в кратчайшие сроки любых отклонений от норм, зависимостей или других проблем, связанных с изменением проекта.

Идентификация заинтересованных сторон – это процесс регулярного выявления заинтересованных сторон проекта, а также анализа и документирования значимой информации об их интересах, вовлечении, взаимозависимости, влиянии и потенциальном воздействии на успех проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он дает команде проекта возможность определять соответствующий фокус для привлечения каждой заинтересованной стороны или группы заинтересованных сторон. Этот процесс по мере необходимости периодически осуществляется в ходе проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-2. На рис. 13-3 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 13-2. Идентификация заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 13-3. Идентификация заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных

Часто этот процесс первый раз встречается в проекте либо перед разработкой и одобрением устава проекта, либо одновременно с этим. Он повторяется по мере необходимости, но должен выполняться в начале каждой фазы, а также каждый раз, когда в проекте или в организации происходят существенные изменения. При каждом повторении процесса идентификации для определения соответствующих заинтересованных сторон следует руководствоваться компонентами плана управления проектом и документацией проекта.

Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта определяется список основных заинтересованных сторон. В нем может также содержаться информация об ответственности заинтересованных сторон.

В перовой итерации процесса идентификации заинтересованных сторон источниками информации о заинтересованных сторонах проекта являются бизнес-кейс и план управления выгодами.

♦ Бизнес-кейс. Описан в разделе 1.2.6.1. В бизнес-кейсе определяются цели проекта и первоначальный список заинтересованных сторон, на которые проект оказывает влияние.

♦ План управления выгодами. Описан в разделе 1.2.6.2. План управления выгодами описывает ожидаемый план реализации выгод, заявленных в бизнес-кейсе. Он может идентифицировать отдельных лиц и группы, которые получают выгоды от конечных результатов проекта и в силу этого считаются заинтересованными сторонами.

Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом при первоначальной идентификации заинтересованных сторон еще отсутствует, однако после его разработки компоненты этого плана включают в себя, среди прочего:

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. Коммуникации и вовлечение заинтересованных сторон прочно связаны. Содержащаяся в плане управления коммуникациями информация является источником знаний о заинтересованных сторонах проекта.

♦ План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных сторон определяет стратегии управления и действия, необходимые для результативного вовлечения заинтересованных сторон.