Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Рекламирование – это доведение до пользователей или потенциальных пользователей информации о продукте, услуге или результате. Перечень потенциальных продавцов во многих случаях может быть расширен путем размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, таких как выбранные газеты или специализированные отраслевые издания. В большинстве стран государственные органы требуют размещения рекламы в средствах массовой информации или публикации объявлений в Интернете об ожидаемых государственных контрактах.

Конференции участников тендера (называемые также «конференциями подрядчиков», «конференциями поставщиков» или «предтендерными конференциями») представляют собой встречи покупателя со всеми потенциальными продавцами, предшествующие предоставлению предложений. Целью таких конференций является обеспечение ясного единообразного понимания предъявляемых требований к предстоящим закупкам и недопущение привилегированного положения кого-либо из участников конкурса.

В качестве метода анализа данных, который может использоваться в данном процессе, можно назвать, среди прочего, оценку предложения. Оценка предложений производится для того, чтобы они содержали полную информацию и в полном объеме отвечали конкурсной документации, заданию на закупку, критериям выбора поставщика и всем иным документам, которые входят в конкурсный пакет.

Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, умение вести переговоры. Переговоры – это диалог, целью которого является достижение соглашения. В ходе переговоров по закупкам уточняется структура, права и данные об организациях сторон, а также прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания договора. Окончательный текст документа отражает все достигнутые соглашения. Результатом переговоров является подписанный договорный документ или другой формальный документ, который могут исполнить и покупатель, и продавец.

Переговоры должен вести член ответственной за закупки команды, который имеет полномочия подписывать договоры. Руководитель проекта и другие члены команды управления проектом по мере необходимости могут присутствовать на переговорах для оказания помощи.

Выбранные продавцы – это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки. Окончательное одобрение сложных закупок с высокой стоимостью и высоким уровнем риска, как правило, требует их предварительного одобрения высшим руководством организации.

Договор – это имеющее обязательную силу для сторон соглашение, предусматривающее: обязательство продавца предоставить покупателю предусмотренные продукты, услуги или результаты; обязательство покупателя вознаградить продавца; и оформляющее правовые отношения, которые подлежат урегулированию в судебном порядке. Основные компоненты договорного документа различаются и могут предусматривать, среди прочего, следующее:

♦ описание работ на закупку или основные поставляемые результаты;

♦ расписание, контрольные события или срок, к которому требуется разработать расписание;

♦ отчетность об исполнении;

♦ расценки и условия оплаты;

♦ критерии инспекции, качества и приемки;

♦ гарантийные обязательства и поддержка продукта после продажи;

♦ поощрения и штрафные санкции;

♦ страховые гарантии и гарантии выполнения договора;

♦ одобрение выбора субподрядчиков;

♦ общие условия и положения;

♦ работа с запросами на изменения;

♦ механизмы досрочного прекращения действия договора и альтернативного разрешения споров.

Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения плана управления проектом, его вспомогательных планов и других компонентов обрабатываются для проведения анализа и использования в рамках процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.6).

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запроса на изменение для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего:

♦ План управления требованиями. Описан в разделе 5.1.3.2. В требования проекта могут вноситься изменения в связи с изменениями, установленными продавцами.

♦ План управления качеством. Описан в разделе 8.1.3.1. Продавцы могут предложить альтернативные стандарты качества или решения, которые оказывают влияние на подходы к вопросам качества, определенные в плане управления качеством.

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. По мере привлечения новых продавцов, план управления коммуникациями обновляется с целью учесть их потребности и подходы в области коммуникаций.

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. Каждое соглашение и каждый продавец имеют свои собственные наборы рисков, которые могут требовать внесения обновлений в план управления рисками. Некоторые риски вносятся в реестр рисков.

♦ План управления закупками. Описан в разделе 12.1.3.1. Обновления могут потребоваться по результатам процессов заключения договора и переговоров.

♦ Базовый план по содержанию. Описан в разделе 5.4.3.1. При проведении закупочных операций учитываются ИСР и поставляемые результаты, которые документированы в базовом плане по содержанию. В ходе процесса закупок они все или некоторые из них могут изменяться.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. При наличии вызванных продавцами изменений в поставке, которые воздействуют на общее исполнение расписания проекта, может потребоваться обновление и одобрение базового расписания для отражения текущих ожиданий.

♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Предложенные подрядчиком расценки на материалы на протяжении периода исполнения проекта могут неоднократно изменяться. Эти изменения могут происходить по причине колебаний цен на материалы и работу, вызванных внешними экономическими условиями, и должны быть внесены в базовый план по стоимости.

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков обновляется информацией о проблемах, возникших при проведении закупок, сведениях о том, как их можно было избежать, и подходах, которые хорошо зарекомендовали себя на практике.

♦ Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Документация по требованиям может включать в себя:

• технические требования, которые продавец должен удовлетворить;

• требования, имеющие договорные и правовые аспекты, которые могут включать в себя здоровье, безопасность труда, физическая безопасность, производительность, охрану окружающей среды, страхование, права на интеллектуальную собственность, равноправие при трудоустройстве, лицензии, разрешения и другие требования не технического характера.

♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. По мере внесения продавцов в план проекта, в реестр и матрицу отслеживания требований могут вноситься изменения в зависимости от возможностей конкретного продавца.

♦ Календари ресурсов. Описаны в разделе 9.2.1.2. С учетом доступности продавцов может потребоваться обновление расписания календарей ресурсов.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Каждый одобренный продавец имеет свой собственные уникальный набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены. Изменения, которые отражают конкретные риски каждого продавца, вносятся в реестр рисков в процессе заключения договоров.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Данный документ содержит все подробные сведения об идентифицированных заинтересованных сторонах. Реестр заинтересованных сторон обновляется по мере заключения соглашений с конкретными продавцами.

Составляющие активов процессов организации, которые могут обновляться по результатам процесса проведения закупок, могут включать в себя:

♦ списки потенциальных или ранее прошедших квалификационный отбор продавцов;

♦ информацию о соответствующем опыте работы с продавцами (как положительном, так и отрицательном).

Контроль закупок – это процесс управления отношениями с поставщиками, мониторинга исполнения договоров, внесения изменений и исправлений при необходимости, а также закрытия договоров. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении соответствия деятельности как продавца, так и покупателя требованиям проекта согласно условиям имеющего юридическую силу соглашения. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта, по мере необходимости. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого проекта показаны на рис. 12-6. На рис. 12-7 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 12-6. Контроль закупок: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 12-7. Контроль закупок: диаграмма потоков данных

И покупатель, и продавец при администрировании договора на закупку имеют одни и те же цели. Каждая сторона должна обеспечить, чтобы и она сама, и партнер выполняли свои обязательства, предусмотренные договором, и чтобы их собственные законные права были защищены. Правовой характер отношений требует от команды управления проектом четкого понимания последствий действий, предпринимаемых в процессе управления любой закупкой. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом администрирования договоров является управление коммуникациями между различными поставщиками.

По причине наличия правового содержания многие организации рассматривают администрирование договоров как отдельную от проекта функцию организации. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении.

Контроль закупок включает в себя применение соответствующих процессов управления проектом к договорным отношениям и интеграцию выходов данных процессов в состав общего управления проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция во многих случаях происходит на нескольких уровнях.

Административная деятельность может включать следующие операции:

♦ сбор данных и управление делопроизводством проекта, включая ведение подробного учета материального и финансового исполнения, а также установление количественных показателей исполнения закупок;

♦ уточнение планов и расписаний закупок;

♦ организация сбора, анализа и доклада данных проекта в области закупок, а также подготовка периодической отчетности для организации;

♦ мониторинг среды закупок для обеспечения благоприятных условий или возможности корректировок в ходе исполнения;

♦ оплата по счетам.

Качество средств контроля, включая независимость и достоверность аудитов закупок, является важнейшим условием надежности системы закупок. Кодекс организации по профессиональной этике и поведению, ее юрисконсульт и сотрудничество с внешними юридическими консультантами, включая текущие антикоррупционные мероприятия, могут способствовать осуществлению надлежащего контроля закупок.

Контроль закупок содержит компонент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями договора, выполняются надлежащим образом, а выплаты непосредственно связаны с выполнением продавцом своих обязательств по договору. Принципиальный вопрос при осуществлении платежей поставщикам состоит в том, чтобы установить тесную взаимосвязь между произведенными платежами и выполненной работой. Контракт, предусматривающий платежи, связанные с выходами проекта и поставляемыми результатами, а не такими затратами, как рабочее время, имеет более эффективный контроль.

В текст соглашений в любое время вплоть до закрытия договора по взаимному согласию сторон могут быть внесены поправки в соответствии с предусмотренными соглашением условиями контроля изменений. Подобные поправки обычно оформляются в письменном виде.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления требованиями. Описан в разделе 5.1.3.2. План управления требованиями описывает способы анализа, документирования требований подрядчика и управления ими.

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. План управления рисками описывает порядок структурирования и исполнения для проекта совершаемых продавцами операций, связанных с рисками.

♦ План управления закупками. Описан в разделе 12.1.3.2. План управления закупками предусматривает операции, которые выполняются в процессе проведения закупок.

♦ План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изменениями содержит информацию о порядке обработки созданных продавцами изменений.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. При наличии вызванных продавцами смещений сроков, которые воздействуют на общее исполнение проекта, может потребоваться обновить и одобрить расписание для отражения текущих ожиданий.

Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений документирует допущения, которые были сделаны на протяжении процесса закупки.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью совершенствования работы подрядчика и процесса закупок.

♦ Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает сроки, когда продавцы должны поставить свои результаты.

♦ Отчеты о качестве. Описаны в разделе 8.2.3.1. В отчетах о качестве могут быть указаны процессы, процедуры или продукты продавца, которые не соответствуют требованиям.

♦ Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Документация по требованиям может включать в себя:

• технические требования, которые продавец должен удовлетворить;

• требования, имеющие договорные и правовые аспекты, которые могут включать в себя здоровье, безопасность труда, физическая безопасность, производительность, охрану окружающей среды, страхование, права на интеллектуальную собственность, равноправие при трудоустройстве, лицензии, разрешения и другие требования не технического характера.

♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица прослеживаемости требований связывает требования к продукту от их происхождения и заканчивая предоставлением соответствующих им поставляемых результатов.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Каждый одобренный продавец имеет свой собственный уникальный набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит информацию об идентифицированных заинтересованных сторонах, включая работающих по договору членов команды, выбранных продавцов, ответственных за закупки должностных лиц и других заинтересованных сторон, которые участвуют в закупочной деятельности.

Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашения – это договоренности между сторонами, включая соглашение об обязанностях каждой из сторон. Соответствующие соглашения проходят процедуры рассмотрения с целью подтвердить исполнение условий и положений.

Закупочная документация содержит все необходимые записи для осуществления административного управления процессом закупок. Закупочная документация включает описание работ, платежные реквизиты, информацию об исполнении работ, планы, чертежи и иную корреспонденцию.

Описаны в разделе 4.6.3.1. Одобренные запросы на изменения могут включать в себя изменения положений и условий договора, в том числе описание работ (SOW) на закупку, калькуляцию цен, а также описания предоставляемых продуктов, услуг или результатов. Все изменения, связанные с закупками, формально документируются в письменной форме и проходят процедуру одобрения в рамках процесса контроля закупок перед их применением. В сложных проектах и программах от участвующих в проекте продавцов могут поступать запросы на изменения, которые могут оказать влияние на других участвующих продавцов. Проект должен иметь механизм идентификации изменений, обмена информацией о них, а также реализации изменений, которые воздействуют на работу нескольких продавцов.

Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат данные продавца о статусе проекта, такие как техническое исполнение; операции, которые были начаты, не завершены или завершены; и затраты, которые уже были или будут понесены по принятым обязательствам. Данные об исполнении работ могут также включать информацию о счетах продавца, которые уже были оплачены.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс контроля закупок, включают в себя, среди прочего:

♦ систему контроля изменений договоров,

♦ ситуацию на рынке,

♦ систему управления финансами и счетами к оплате,

♦ кодекс профессиональной этики и поведения организации-покупателя.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля закупок, включают в себя, среди прочего, политики в сфере закупок.

Следует учитывать описанные в разделе 4.1.2.1 экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ соответствующие функциональные области, такие как финансы, инженерия, проектирование, разработка, управление цепью поставок и т. п.;

♦ законы, нормативные акты и требования соответствия;

♦ администрирование претензий.

Оспариваемые изменения и потенциальные конструктивные изменения – это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут договориться о компенсации за изменение, либо не могут прийти к соглашению о том, что изменение имело место. Такие оспариваемые изменения называются «претензиями». Если их не удается урегулировать, они переходят в категорию спора и, в конечном счете, становятся предметом обращения в суд. Претензии подлежат документированию, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла договора, как правило, в соответствии с условиями договора. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные договором альтернативные методы разрешения споров (alternative dispute resolution, ADR), как правило, в соответствии с предусмотренными в договоре процедурами. Урегулирование всех претензий и споров путем переговоров является предпочтительным методом.

Методы анализа данных, которые могут использоваться для мониторинга и контроля закупок, включают в себя, среди прочего:

♦ Анализ исполнения. При проведении анализа исполнения измеряется, сравнивается и анализируется исполнение качества, ресурсов, расписания и стоимости в соответствии с договором. Сюда относится идентификация пакетов работ, которые производятся с опережением расписания или отставанием от него, с расходами выше или ниже предусмотренных бюджетом, или при осуществлении которых возникли проблемы с ресурсами или качеством.

♦ Анализ освоенного объема (EVA). Описан в разделе 7.4.2.2. Производится расчет расписания и отклонений стоимости, наряду с индексом исполнения стоимости с целью определения степени отклонений от целевых значений.

♦ Анализ тенденций. Описан в разделе 4.5.2.2. В результате анализа тенденций может быть получена оценка прогноза по завершении (EAC) для выполнения стоимости с целью выявить улучшение или ухудшение. Более подробную информацию о методах EAC смотрите в пункте 7.4.2.2.