Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

В качестве метода сбора данных, который может использоваться в данном процессе, можно назвать, среди прочего, бенчмаркинг. Описан в разделе 8.1.2.2. Результаты анализа заинтересованных сторон сопоставляются с информацией из других организаций или проектов, которые считаются образцами мирового класса.

Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Анализ допущений и ограничений. Описан в разделе 11.2.2.3. Анализ текущих допущений и ограничений может производиться с целью адаптации соответствующих стратегий вовлечения.

♦ Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины определяет основные причины уровня поддержки заинтересованных сторон проекта, чтобы выбрать соответствующую стратегию с целью повышения уровня их вовлеченности.

Методы принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего, приоритизацию / ранжирование. Требования заинтересованных сторон требуется приоритизировать и ранжировать в том же порядке, который применяют сами заинтересованные стороны. Имеющие наибольший интерес и наиболее сильное влияние заинтересованные стороны часто располагаются в самом начале списка.

Методы отображения данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Построение ассоциативных карт. Описано в разделе 5.2.2.3. Построение ассоциативных карт используется для организации информации о заинтересованных сторонах и их отношениях друг с другом и организацией в наглядном виде.

♦ Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон. Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон помогает сравнению текущих уровней вовлеченности заинтересованных сторон с желаемыми уровнями, необходимыми для успешной реализации проекта. Один из способов классификации уровней вовлечения заинтересованных сторон представлен на рис. 13-6. Уровни вовлечения заинтересованных сторон можно классифицировать следующим образом:

• Неосведомленный. Не осведомлен о проекте и потенциальных воздействиях.

• Сопротивляющийся. Осведомлен о проекте и его потенциальном воздействии, однако имеет возражения против любых изменений, причиной которых могут быть работы по проекту или его конечные результаты. Эти заинтересованные стороны не будут поддерживать работы или конечные результаты проекта.

• Нейтральный. Осведомлен о проекте, но не поддерживает изменения, равно как и не возражает против них.

• Поддерживающий. Осведомлен о проекте и его потенциальных воздействиях и поддерживает его работы и конечные результаты.

• Лидирующий. Осведомлен о проекте, потенциальных воздействиях и активно вовлечен в обеспечение успеха проекта.

На рис. 13-6 буква С обозначает текущий уровень вовлечения каждой заинтересованной стороны, а буква D – уровень, который по оценке команды проекта является абсолютно необходимым для обеспечения успеха проекта. Разрыв между текущим и желаемым уровнями для каждой заинтересованной стороны служит основанием для определения уровня коммуникаций, необходимого для результативного вовлечения заинтересованных сторон. Ликвидация указанного разрыва между текущим и желаемым уровнями является важнейшей составляющей мониторинга вовлечения заинтересованных сторон.

Рис. 13-6. Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон

Совещания служат для обсуждения и анализа данных на входе процесса планирования вовлечения заинтересованных сторон и разработки хорошо продуманного плана их вовлечения.

План вовлечения заинтересованных сторон – это компонент плана управления проектом, определяющий стратегии и действия, необходимые для содействия продуктивному вовлечению заинтересованных сторон в процесс принятия и исполнения решений. В зависимости от требований проекта и ожиданий заинтересованных сторон он может быть формальным или неформальным, изложенным подробно или в общих чертах.

План вовлечения заинтересованных сторон может включать в себя, среди прочего, особые стратегии или подходы для вовлечения отдельных заинтересованных сторон или их групп.

Управление вовлечением заинтересованных сторон – это процесс коммуникаций и работы с заинтересованными сторонами с целью удовлетворения их потребностей и ожиданий, реагирования на проблемы и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет руководителю проекта усилить поддержку и минимизировать сопротивление заинтересованных сторон. Этот процесс выполняется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-7. На рис. 13-8 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 13-7. Управление вовлечением заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 13-8. Управление вовлечением заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных

Управление вовлечением заинтересованных сторон состоит в осуществлении следующих действий:

♦ вовлечение заинтересованных сторон на определенных стадиях проекта с целью добиться постоянной поддержки с их стороны успешного завершения проекта, а также подтвердить и сохранить ее;

♦ управление ожиданиями заинтересованных сторон с помощью переговоров и коммуникаций;

♦ принятие мер против рисков или потенциальных проблем, связанных с управлением заинтересованными сторонами и упреждающее выявление будущих проблем, которые могут создать заинтересованные стороны;

♦ прояснение и разрешение выявленных проблем.

Управление вовлечением заинтересованных сторон помогает обеспечить отчетливое понимание заинтересованными сторонами целей проекта, его задач, выгод и рисков, а также того, как их вклад способствует успеху проекта.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает методы, форматы и технологии, используемые для коммуникаций с заинтересованными сторонами.

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. План управления рисками описывает категории рисков, склонность к риску и форматы отчетности, которые могут использоваться для управления вовлечением заинтересованных сторон.

♦ План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных сторон предусматривает указания и информацию по управлению ожиданиями заинтересованных сторон.

♦ План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изменениями описывает процесс подачи запросов на изменения по проекту, их оценки и реализации.

Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Запросы на изменения и их статус документируются в журнале изменений и доводятся до сведения соответствующих заинтересованных сторон.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Все требующие решения вопросы проекта и заинтересованных сторон, а также любые назначенные действия, связанные с управлением проблемами, документируются в журнале проблем.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта в сфере управления вовлечением заинтересованных сторон, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения результативности и эффективности данного процесса.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит список заинтересованных сторон проекта и всю информацию, необходимую для исполнения плана вовлечения заинтересованных сторон.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на управление вовлечением заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ культуру организации, политическую среду и структуру руководства организации;

♦ политики администрирования персонала;

♦ пороги рисков заинтересованных сторон;

♦ установленные каналы коммуникации;

♦ глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи;

♦ географическое распределение производственных объектов и ресурсов.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на управление вовлечением заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;

♦ корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;

♦ требования организации к коммуникациям;

♦ стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации;

♦ историческую информацию о предыдущих проектах.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать технические знания лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ политики и распределение власти в организации и вне ее;

♦ среда и культура в самой организации и за ее пределами;

♦ методы анализа и оценки, предназначенные для использования в процессах вовлечения заинтересованных сторон;

♦ методы и стратегии коммуникаций;

♦ характеристики заинтересованных сторон и их групп, а также организаций, участвующих в текущем проекте, которые могли участвовать в предшествующих проектах;

♦ управление требованиями, управление поставщиками-производителями и управление изменениями.

При управлении вовлечением заинтересованных сторон применяются методы коммуникации, определенные для каждой заинтересованной стороны в плане управления коммуникациями. Команда управления проектом использует обратную связь, которая помогает понять реакцию заинтересованных сторон на различные операции по управлению проектом и ключевые решения. Обратную связь, можно собирать, среди прочего, следующими способами:

♦ обсуждения (формальные и неформальные),

♦ определение и обсуждение проблем,

♦ совещания,

♦ отчетность о прогрессе,

♦ опросы.

Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Управление конфликтами. Описано в разделе 9.5.2.1. Руководитель проекта должен обеспечить своевременное урегулирование конфликтов.

♦ Культурная осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Культурная осведомленность используется с целью помочь руководителю и команде проекта осуществлять коммуникации результативно с учетом культурных различий и требований заинтересованных сторон.

♦ Переговоры. Описаны в разделе 12.2.2.5. Переговоры используются для обеспечения поддержки или достижения соглашения, обеспечивающего поддержку работ проекта или его конечного результата, а также урегулирования конфликтов между членами команды или с другими заинтересованными сторонами.

♦ Наблюдение/обсуждение. Описано в разделе 5.2.2.6. Наблюдение и обсуждение используются для того, чтобы быть в курсе работы и настроений членов команды проекта или других заинтересованных сторон.

♦ Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность достигается благодаря пониманию взаимоотношений власти внутри и снаружи проекта.

Основные правила, определенные в уставе команды, устанавливают ожидаемое поведение для членов команды проекта, а также для других заинтересованных сторон в сфере вовлечения заинтересованных сторон.

Описаны в разделе 10.1.2.8. Совещания используются для обсуждения и принятия мер для разрешения проблемы или требующего особого внимания вопроса в сфере вовлечения заинтересованных сторон. Виды совещаний, полезные в рамках данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ принятие решений,

♦ разрешение проблем,

♦ извлеченные уроки и ретроспективный анализ,

♦ стартовое совещание проекта,

♦ планирование спринта,

♦ обновления статуса.

Описаны в разделе 4.3.3.4. В результате управления вовлечением заинтересованных сторон могут появляться изменения в содержании проекта и содержании продукта. Все запросы на изменения проходят проверку и направляются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запроса на изменение для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями обновляется для отражения новых или измененных требований заинтересованных сторон.

♦ План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. План вовлечения заинтересованных сторон обновляется для отражения новых или измененных стратегий управления, необходимых для результативного вовлечения заинтересованных сторон.

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений может обновляться с учетом любых запросов на изменения.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Обновление журнала проблем может состоять в обновлении или изменении записи в журнале проблем.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков обновляется за счет указания результативных или нерезультативных подходов к управлению вовлечением заинтересованных сторон для того, чтобы эту информацию можно было использовать в текущем проекте или в будущих проектах.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон может обновляться за счет внесения новой предоставленной заинтересованным сторонам информации об урегулированных проблемах, одобренных изменениях и общем статусе проекта.

Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон – это процесс мониторинга взаимоотношений заинтересованных сторон проекта и адаптации стратегий для вовлечения заинтересованных сторон путем модификации стратегий и планов вовлечения. Ключевая выгода данного процесса состоит в сохранении или повышении эффективности и результативности действий по вовлечению заинтересованных сторон по мере развития проекта и изменения среды проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-9. На рис. 13–10 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 13-9. Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 13–10. Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами определяет методы для управления членами команды проекта.

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает планы и стратегии для коммуникации с заинтересованными сторонами проекта.

♦ План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. Определяет план для управления потребностями и ожиданиями заинтересованных сторон.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. В журнале проблем документируются все известные проблемы, связанные с проектом и заинтересованными сторонами.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения результативности и эффективности вовлечения заинтересованных сторон.

♦ Коммуникации проекта. Описаны в разделе 10.2.3.1. К ним относятся сообщения по проекту, которые были распространены среди заинтересованных сторон в порядке, предусмотренном в плане управления коммуникациями и плане вовлечения заинтересованных сторон.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит идентифицированные риски по проекту, включая связанные с вовлечением заинтересованных сторон и взаимодействием с ними, их категоризацией и перечнем потенциальных ответных мер.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит информацию о заинтересованных сторонах, которая включает в себя, среди прочего, сведения об идентификации, оценке и классификации заинтересованных сторон.

Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат данные о статусе проекта, например, о том, какие заинтересованные стороны поддерживают проект, а также об уровне и типе их вовлеченности.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ культуру, политическую среду и модель руководства;

♦ политики администрирования персонала;

♦ пороги рисков заинтересованных сторон;

♦ установленные каналы коммуникации;

♦ глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи;

♦ географическое распределение производственных объектов и ресурсов.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;

♦ корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;

♦ требования организации к коммуникациям;

♦ стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации;

♦ историческую информацию из предыдущих проектов.

Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Анализ альтернатив. Описан в разделе 9.2.2.5. Анализ альтернатив может использоваться для оценки вариантов ответных мер на отклонения в желаемых результатах вовлечения заинтересованных сторон.

♦ Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины может использоваться для определения основной причины, по которой работа по вовлечению заинтересованных сторон не дает предусмотренных планом результатов.

♦ Анализ заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.2.3. Анализ заинтересованных сторон помогает определить позицию групп заинтересованных сторон и отдельных лиц в каждый данный момент времени.

Методы принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Анализ решений на основе множества критериев. Описан в разделе 8.1.2.4. Производится приоритизация и определение относительной значимости критериев успешного вовлечения заинтересованных сторон с целью определить их наиболее целесообразное сочетание.

♦ Голосование. Описано в разделе 5.2.2.4. Голосование может проводиться для выбора наилучших ответных мер в связи с отклонениями в состоянии вовлечения заинтересованных сторон.

Метод отображения данных, используемых в данном процессе, представлен, в частности, матрицей оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон. Описана в разделе 13.2.2.3. Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон позволяет вести мониторинг состояния дел в области вовлечения заинтересованных сторон благодаря возможности отслеживания изменений в уровне вовлеченности каждой заинтересованной стороны.