Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Описаны в разделе 4.3.3.4. Если изменения стали результатом исполнения процесса развития команды или если корректирующие или предупреждающие действия оказывают влияние на те или иные компоненты плана управления проектом или документы проекта, руководителю проекта необходимо подать запрос на изменение и следовать порядку, предусмотренному процессом интегрированного контроля изменений (см. описание в разделе 4.6).

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего, план управления ресурсами проекта (см. описание в разделе 9.1.3.1).

В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего:

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. В реестр извлеченных уроков вносятся обновления за счет включения информации о трудностях, с которыми пришлось столкнуться, и сведения о том, как их можно было избежать, а также о проверенных на практике подходах к развитию команды.

♦ Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Результатом операций по развитию команды могут стать изменения в расписании проекта.

♦ Назначения команды проекта. Описано в разделе 9.3.3.1. В случае, когда результатом развития команды становятся изменения в согласованных назначениях, эти изменения вносятся в документы о назначениях команды проекта.

♦ Календари ресурсов. Описаны в разделе 9.2.1.2. Календари ресурсов обновляются для отражения доступности ресурсов для данного проекта.

♦ Устав команды. Описан в разделе 9.1.3.2. Устав команды может обновляться для отражения изменений в согласованных руководящих принципах команды, ставших результатом процесса развития команды.

Факторы среды предприятия, которые обновляются в результате процесса развития команды проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ записи в планах развития сотрудников,

♦ оценки навыков.

Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса развития команды проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ требования по обучению,

♦ оценку персонала.

Управление командой проекта – это процесс отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и управления изменениями в команде с целью оптимизации исполнения проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в оказании влияния на поведение команды, управлении конфликтами и разрешении возникающих проблем. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта.

Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 9-12. На рис. 9-13 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 9-12. Управление командой: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 9-13. Управление командой: диаграмма потоков данных

Для управления командой проекта требуются различные навыки управления и лидерства по организации командной работы и интеграции усилий членов команды для формирования высокоэффективной и высокорезультативной команды. Управление командой предполагает наличие комбинации навыков, среди которых особое значение приобретают навыки общения, управления конфликтами, ведения переговоров и лидерства. Руководители проектов должны давать членам команды задания, требующие серьезных усилий, и обеспечивать признание заслуг за достижение высокой эффективности и результативности.

Руководителю проекта нужно проявлять чуткость как к желанию, так и к способностям членов команды исполнять порученную работу и соответственно корректировать применяемые стили управления и лидерства. Работа членов команды с низким уровнем способностей требует более внимательного надзора в сравнении с работой тех, кто уже подтвердил свои способности и опыт.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего, план управления ресурсами: Описанный в разделе 9.1.3.1 план управления ресурсами предоставляет руководство относительно управления и высвобождения ресурсов команды проекта.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. При управлении командой проекта возникают проблемы. Журнал проблем можно использовать для документирования и контроля лиц, ответственных за решение конкретных проблем к определенной дате.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения эффективности и результативности управления командой.

♦ Назначения команды проекта. Описано в разделе 9.3.3.1. Назначения команды проекта определяют роли и сферы ответственности членов команды проекта.

♦ Устав команды. Описан в разделе 9.1.3.2. Устав команды содержит указания о порядке принятия решений командой, проведения совещаний и урегулирования конфликтов.

Описаны в разделе 4.5.3.1. Отчеты об исполнении работ – это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, предназначенное для вынесения решений, выполнения действий или формирования осведомленности. Отчеты об исполнении, которые могут помочь в управлении командой проекта, включают в себя результаты контроля расписания, контроля стоимости, контроля качества и подтверждения содержания. Информация, содержащаяся в отчетах об исполнении вместе с прогнозами, помогает в определении будущих требований к ресурсам, признании заслуг и вознаграждении, а также обновлении плана управления ресурсами.

Описана в разделе 9.4.3.1. Команда управления проектом дает формальную или неформальную оценку эффективности и результативности команды проекта. На основании регулярных оценок эффективности и результативности команды проекта могут выполняться действия по решению проблем, изменению коммуникаций, рассмотрению конфликтов и улучшению командного взаимодействия.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс управления командой, включают в себя, среди прочего, политики управления человеческими ресурсами.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления командой, включают в себя, среди прочего:

♦ похвальные грамоты,

♦ одежду с корпоративной символикой,

♦ прочие инструменты поощрения организации.

Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Управление конфликтами. В среде проекта конфликты неизбежны. Источники конфликтов включают в себя дефицит ресурсов, приоритеты расписания и персональный стиль работы. Основные правила командной работы, групповые нормы и устоявшиеся практики управления проектом, такие как планирование коммуникаций и распределение ролей, способствуют снижению числа возникающих конфликтов.

Успешное управление конфликтами приводит к более высокой производительности и положительным рабочим взаимоотношениям. При правильном управлении наличие разных мнений по каким-либо вопросам выступает положительным фактором, способствующим творческому подходу и принятию лучших решений. Если наличие разных мнений становится отрицательным фактором, то в первую очередь члены команды проекта несут ответственность за их решение. Если происходит обострение конфликта, то руководитель проекта должен способствовать его приемлемому разрешению. Конфликт следует урегулировать на ранней стадии и, как правило, конфиденциально, напрямую и при сотрудничестве всех сторон. Если конфликт переходит в деструктивную стадию, то для его решения могут быть использованы формальные процедуры, включая меры дисциплинарного воздействия.

Успех руководителей проектов в управлении своими командами проектов зачастую зависит от их способности разрешать конфликты. Руководители проектов могут применять различные методы разрешения конфликтов. Факторы, влияющие на методы разрешения конфликтов, включают в себя:

• важность и напряженность конфликта;

• ограниченность времени, доступного для разрешения конфликта;

• относительная власть вовлеченных в конфликт людей;

• важность сохранения хороших отношений;

• мотивацию к разрешению конфликта в долгосрочной или краткосрочной перспективе.

Существует пять основных методов, используемых для разрешения конфликтов. Каждый метод имеет свое место и применение:

• Уклонение/избегание. Отступление от фактической или потенциальной конфликтной ситуации, перенос решения проблемы на более поздний срок, чтобы лучше подготовиться к ее разрешению или передать ее разрешение другим лицам.

• Сглаживание/приспосабливание. Подчеркивание точек соприкосновения вместо областей противоречий, отказ от своей позиции в пользу потребностей других, чтобы сохранить гармонию и взаимоотношения.

• Компромисс/урегулирование. Поиск решений, которые будут в определенной степени удовлетворительными для всех сторон, чтобы временно или частично разрешить конфликт. Результатом этого подхода в некоторых случаях является ситуация, когда победители отсутствуют.

• Принуждение/указания. Лоббирование чьей-либо точки зрения за счет других, предлагая только решения «один выиграл – все проиграли», обычно со стороны позиции власти, чтобы разрешить критическую ситуацию. Результатом этого подхода часто является ситуация, когда кто-то выигрывает, а кто-то проигрывает.

• Сотрудничество/разрешение проблем. Объединение множества точек зрения и взглядов с различных перспектив, необходимость в готовности к сотрудничеству и открытому диалогу, которая обычно приводит к достижению консенсуса и поддержанию решения всеми сторонами. Результатом этого подхода может быть ситуация, когда выигрывают обе стороны конфликта.

♦ Принятие решений. В данном контексте принятие решений состоит в способности вести переговоры с организацией и командой управления проектом и влиять на них, а не в конкретных инструментах, описанных в комплекте инструментов принятия решений. Ниже представлены некоторые из руководящих указаний в отношении принятия решений:

• фокусироваться на целях, которые предстоит достичь;

• придерживаться процедуры принятия решений;

• изучать факторы среды;

• анализировать имеющуюся информацию;

• стимулировать творческий подход команды к работе;

• учитывать риски.

♦ Эмоциональный интеллект. Эмоциональный интеллект – это способность воспринимать, оценивать и управлять собственными эмоциями и эмоциями других людей, а также коллективными эмоциями групп людей. Команда может использовать эмоциональный интеллект, чтобы снять напряжение и повысить уровень взаимодействия сотрудников, если будет понимать, оценивать и контролировать настроения членов команды проекта, предвидеть их действия, внимательно выслушивать и признавать их мнения и решать их проблемы.

♦ Влияние. Поскольку руководители проектов зачастую обладают лишь незначительными прямыми полномочиями в отношении членов своих команд в матричной среде или вовсе не обладают таковыми, их способность своевременно оказывать влияние на заинтересованные стороны проекта является критически важной для успеха проекта. Ключевые навыки влияния включают в себя:

• способность убеждать,

• четкое формулирование точек зрения и позиций,

• высокий уровень навыков активного и эффективного слушания,

• понимание и рассмотрение различных перспектив в любой ситуации,

• сбор существенной информации для решения проблем и достижения соглашений при сохранении взаимного доверия.

♦ Лидерство. Для успеха проектов требуются лидеры, обладающие развитыми лидерскими навыками. Лидерство – это способность возглавить команду и побудить ее членов хорошо делать свою работу. Это понятие охватывает широкий круг навыков, способностей и действий. Лидерство важно на всех фазах жизненного цикла проекта. Существует множество теорий лидерства, определяющих его стили, которые, при необходимости, используются в определенной ситуации или команде. Особенно важно передавать членам команды общее видение проекта и вдохновлять их на достижение высокой эффективности и результативности в работе.

Описана в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами могут включать в себя программное обеспечение для управления или разработки расписания ресурсов, которое может использоваться для управления и координации работы членов команды при осуществлении различных операций проекта.

Описаны в разделе 4.3.3.4. В случаях, когда изменения стали результатом исполнения процесса управления командой, или, когда рекомендованные корректирующие или предупреждающее действия оказывают влияние на любые компоненты плана управления проектом или документы проекта, руководителю проекта необходимо подать запрос на изменение. Запросы на изменения проходят проверку и передаются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

Например, изменения в подборе персонала, как преднамеренные, так и в результате непредвиденных событий, могут нарушать работу команды проекта. Такое нарушение может стать причиной нарушения расписания или превышения бюджета. Изменения в назначениях персонала включают в себя перемещение людей по различным назначениям, аутсорсинг некоторых работ или замену ушедших членов команды.

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запрос на изменения для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами обновляется, чтобы отразить фактический опыт в управлении командой проекта.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. Может потребоваться внести изменения в расписание проекта, чтобы отразить ход работы команды.

♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Может потребоваться внести изменения в базовый план по стоимости проекта, чтобы отразить ход работы команды.

В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего:

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. В реестр извлеченных уроков вносятся обновления за счет включения информации о трудностях, с которыми пришлось столкнуться, и сведения о том, как их можно было избежать, а также о проверенных на практике подходах к управлению командой.

♦ Назначения команды проекта. Описано в разделе 9.3.3.1. Если требуется сделать изменения в команды, то они регистрируются в документации о назначениях команды проекта.

Факторы среды предприятия, которые обновляются в результате процесса управления командой проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ информацию для оценки деятельности организации,

♦ навыки персонала.

Контроль ресурсов – это процесс обеспечения того, что назначенные и выделенные для проекта ресурсы доступны в соответствии с планом, а также мониторинг для сравнения запланированного и фактического использования ресурсов и выполнение необходимых корректирующих действий. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении того, что выделенные ресурсы предоставляются для проекта в нужное время в нужном месте и высвобождаются, когда потребность в них исчезает. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы и выходы этого процесса показаны на рис. 9-14. На рис. 9-15 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 9-14. Контроль ресурсов: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 9-15. Контроль ресурсов: диаграмма потоков данных

Процесс контроля ресурсов должен осуществляться непрерывно в течение всех фаз и на всем протяжении жизненного цикла проекта. Необходимые для проекта ресурсы должны быть назначены и высвобождены в нужное время, в нужном месте и в необходимом количестве, чтобы осуществление проекта продолжалось без перебоев. Процесс контроля ресурсов решает задачи, связанные с материальными ресурсами, такими как оборудование, материалы, здания, сооружения и инфраструктура. Контроль членов команды являются предметом процесса управления командой.

В данном разделе рассматриваются методы контроля ресурсов, наиболее часто использующиеся в проектах. Существует также множество других методов, которые могут оказаться полезными в конкретных проектах или в некоторых прикладных областях.

Для обновления распределения ресурсов требуется знать, какие ресурсы были фактически использованы на текущую дату, и какие еще нужны. Это достигается, главным образом, путем анализа показателей использования по состоянию на текущую дату. Контроль ресурсов решает задачи:

♦ мониторинга расходов на ресурсы;

♦ своевременного выявления недостатка/избытка ресурсов и принятия необходимых мер;

♦ обеспечения надлежащего использования и высвобождения ресурсов в соответствии с планом и потребностями проекта;

♦ информирования соответствующих заинтересованных сторон о возникновении проблем с теми или иными ресурсами;

♦ воздействия на факторы, которые могут вызвать изменение в использовании ресурсов;

♦ управления фактическими изменениями по мере их возникновения.

Любые необходимые изменения в базовом расписании проекта или базовом плане по стоимости могут быть одобрены только посредством процесса интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего, план управления ресурсами: Описанный в разделе 9.1.3.1 план управления ресурсами предоставляет руководящие указания относительно порядка использования, контроля и высвобождения материальных ресурсов проекта.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Журнал проблем используется для определения проблем, таких как недостаток ресурсов, задержки с поставками материалов или сырье низкого сорта.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения контроля материальных ресурсов.

♦ Назначения материальных ресурсов. Описано в разделе 9.3.3.1. Назначения материальных ресурсов содержит описание ожидаемого использования ресурсов, наряду с такими сведениями о них, как тип, объем, место, а также является ли ресурс внутренним или полученным по аутсорсингу.

♦ Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание проекта показывает, какие нужны ресурсы, когда и где они требуются.

♦ Иерархическую структуру ресурсов. Описана в разделе 9.2.3.3. Иерархическая структура ресурсов содержит указания на случай, когда возникает необходимость в перемещении или повторном приобретении ресурсов в ходе осуществления проекта.

♦ Требования к ресурсам. Описаны в разделе 9.2.3.1. Требования к ресурсам определяют необходимые материалы, оборудование, расходные материалы и другие ресурсы.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков определяет отдельные риски, которые могут оказать влияние на оборудование, материалы или расходные материалы.

Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат такие данные о текущем состоянии проекта, как количество и тип ресурсов, которые были использованы.