Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашения, заключенные в рамках проекта, являются основой поступления всех ресурсов извне организации и должны определять процедуры в случаях, когда потребуются новые, не включенные в план ресурсы, или, когда проблемы возникают с текущими ресурсами.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля ресурсов, включают в себя, среди прочего:

♦ политики в отношении контроля и распределения ресурсов;

♦ процедуры эскалации для обработки проблем внутри исполняющей организации;

♦ репозиторий извлеченных уроков, содержащий информацию, полученную из предыдущих подобных проектов.

Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ Анализ альтернатив. Описан в разделе 9.2.2.5. Анализ альтернатив может производиться с целью выбора наилучшего решения в отношении отклонений в использовании ресурсов. Такие альтернативы, как дополнительная оплата сверхурочной работы или дополнительных ресурсов команды могут оцениваться в сопоставлении с просрочкой поставки или поставками по каждой фазе.

♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Данный тип анализа помогает определить наилучшие корректирующие действия относительно стоимости в случае отклонений проекта от плана.

♦ Анализ исполнения. Анализ исполнения измеряет, сравнивает и анализирует плановое использование ресурсов в сопоставлении с фактическим использованием. Предметом анализа может также стать информация об исполнении работ по стоимости и расписанию, чтобы помочь выявить проблемы, которые могут оказать влияние на использование ресурсов.

♦ Анализ тенденций. Описан в разделе 4.5.2.2. По мере прогресса проекта команда проекта может использовать анализ тенденций на основе текущей информации об исполнении, чтобы определить необходимые ресурсы на предстоящих этапах реализации проекта. Анализ тенденций исследует ход исполнения проекта за определенный период и может использоваться для определения того, ухудшается он или улучшается.

Описано в разделе 8.2.2.7. При решении проблем может использоваться набор инструментов, которые помогают руководителю проекта решать проблемы, которые возникают в ходе процесса контроля ресурсов. Проблема может возникнуть по внутренним для организации причинам (машины или инфраструктура, которые используются в другом подразделении организации и не высвобождены в предусмотренные сроки, повреждение материалов в результате ненадлежащих условий хранения и т. п.) или по внешним для организации причинам (банкротство основного поставщика или неблагоприятные погодные условия, приведшие к повреждению ресурсов). С целью устранения проблем руководитель проекта должен принимать систематические меры, которые могут включать в себя следующее:

♦ Идентификация проблемы. Описание проблемы.

♦ Определение проблемы. Разбивка проблемы на более мелкие проблемы, которыми можно управлять.

♦ Исследование. Сбор данных.

♦ Анализ. Определение первопричины проблемы.

♦ Решение. Выбор приемлемого решения из числа доступных.

♦ Проверка решения. Проверка с целью убедиться, что проблема была устранена.

Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые иногда называют «социальные навыки» («soft skills») – это личностные компетенции. Навыки межличностных отношений и работы с командой, используемые в этом процессе, включают:

♦ Переговоры. Описаны в разделе 12.2.2.5. Руководителю проекта может быть необходимо договариваться о выделении дополнительных материальных ресурсов, об изменениях в материальных ресурсах или затратах, связанных с ресурсами.

♦ Влияние. Описано в разделе 9.5.2.1. Влияние может помочь руководителю проекта в решении проблем и приобретении ресурсов, необходимых в установленные сроки.

Описана в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами могут включать программные средства для управления ресурсами или для составления расписания ресурсов, которые можно использовать для мониторинга употребления ресурсов, что помогает обеспечить выполнение правильных операций правильными ресурсами, в правильное время и в правильном месте.

Описана в разделе 4.5.1.3. Информация об исполнении работ включает в себя информацию о ходе исполнения работ путем сравнения требований к ресурсам и распределения ресурсов с расходом ресурсов по всем операциям проекта. Данное сравнение может показать недостатки в наличных ресурсах, которые требуют принятия мер.

Описаны в разделе 4.3.3.4. В случаях, когда изменения стали результатом исполнения процесса контроля ресурсов, или, когда рекомендованные корректирующие или предупреждающие действия оказывают влияние на любые компоненты плана управления проектом или документы проекта, руководителю проекта необходимо подать запрос на изменение. Запросы на изменения проходят проверку и передаются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего:

♦ План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами обновляется, чтобы отразить фактический опыт в управлении ресурсами проекта.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. В расписание проекта может потребоваться внести изменения, чтобы отразить, как осуществляется управление ресурсами проекта.

♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. В базовый план по стоимости может потребоваться внести изменения, чтобы отразить, как осуществляется управление ресурсами проекта.

В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате исполнения данного процесса, можно назвать, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений может обновляться за счет внесения в него новых допущений в отношении оборудования, материалов, расходных материалов и других материальных ресурсов.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может обновляться за счет регистрации методов, которые показали свою результативность в процессе управления логистикой, утилизацией, отклонениями по использованию производственных мощностей и корректирующими действиями, которые применялись в ответ на отклонения в области ресурсов.

♦ Назначение материальных ресурсов. Описано в разделе 9.3.3.1. Назначение материальных ресурсов является динамическим процессом и подвергается изменениям в зависимости от наличия ресурсов, особенностей проекта, организации, среды и других факторов.

♦ Иерархическую структуру ресурсов. Описана в разделе 9.2.3.3. В иерархическую структуру ресурсов может потребоваться внести изменения, чтобы отразить, как осуществляется использование ресурсов проекта.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков обновляется за счет внесения в него любых новых рисков, связанных с наличием и расходом ресурсов, а также других рисков в области материальных ресурсов.

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон благодаря созданию артефактов и осуществлению операций, предназначенных для обеспечения результативного обмена информацией. Управление коммуникациями проекта состоит из двух частей. Первая часть – это разработка стратегии с целью обеспечения результативности коммуникаций для заинтересованных сторон. Вторая часть включает в себя исполнение операций, необходимых для реализации стратегии информационного обеспечения.

Управление коммуникациями проекта включает в себя следующие процессы:

10.1. Планирование управления коммуникациями – это процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта.

10.2. Управление коммуникациями – это процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и в конечном счете архивирования / утилизации информации проекта.

10.3. Мониторинг коммуникаций – это процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных сторон в информации.

На рис. 10-1 представлена общая схема процессов управления коммуникациями проекта. Процессы управления коммуникациями проекта представляются в виде дискретных процессов с определенными границами, хотя на практике они накладываются и взаимодействуют такими способами, которые не могут быть в полной мере детализированы в Руководстве PMBOK®.

Рис. 10-1. Общая схема коммуникаций проекта

КЛЮЧЕВЫЕ КОНЦЕПЦИИ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

Коммуникации – это целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией. Обмен информацией может происходить в форме идей, указаний или выражения эмоций. Обмен информацией может осуществляться в различных формах:

♦ Письменной. В физической или электронной.

♦ Устной. При личном общении или удаленно.

♦ Формальной или неформальной (с помощью официальных документов или в социальных сетях).

♦ Жестикуляций. Интонаций речи и выражений лица.

♦ Медийных средств. Изображений, действий или простым подбором слов.

♦ Подбор слов. Часто одну и ту же мысль можно выразить разными словами с незначительными различиями в смысле этих слов и выражений.

Коммуникации описывают возможные средства передачи и получения информации с помощью либо коммуникационных операций, например, совещаний и презентаций, либо артефактов, в виде электронных сообщений, публикаций в социальных сетях, отчетов по проекту или документов проекта.

Руководители проектов тратят большую часть своего времени на общение с членами команды и другими заинтересованными сторонами проекта, как внутренними (на всех уровнях организации), так и внешними по отношению к организации. Результативные коммуникации устанавливают связь между различными заинтересованными сторонами, которые могут иметь разный культурный и организационный опыт, а также разные уровни квалификации, взглядов и интересов.

Коммуникационные операции имеют много измерений, включая в себя, среди прочего, следующие:

♦ Внутреннее. Внимание на заинтересованные стороны внутри проекта и организации.

♦ Внешнее. Внимание на внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты, поставщики, другие проекты, организации, государственные органы, общественность и защитники окружающей среды.

♦ Формальное. Отчеты, официальные совещания (как регулярные, так и ситуативные), повестки дня и протоколы совещаний, инструктажи заинтересованных сторон и презентации.

♦ Неформальное. Коммуникационные операции общего характера с использованием электронной почты, социальных сетей, веб-сайтов и неформальных ситуативных обсуждений.

♦ Иерархически ориентированное. Положение заинтересованной стороны или группы относительно команды проекта будет влиять на формат и содержание сообщения следующим образом:

• Снизу вверх. Заинтересованные стороны, занимающие высшие руководящие должности.

• Сверху вниз. Члены команды и другие лица, которые участвуют в работе по проекту.

• Горизонтально. Коллеги руководителя проекта или членов команды.

♦ Официальное. Ежегодные отчеты; отчеты в органы государственного регулирования или управления.

♦ Неофициальное. Коммуникации, направленные на установление и поддержание имиджа и признания проекта, а также на формирование прочных отношений между командой проекта и его заинтересованными сторонами с использованием гибких и часто неформальных средств.

♦ Письменное и устное. Вербальное (подбор слов и интонаций) и невербальное (жестикуляция и язык тела) общение, социальные сети и веб-сайты, информация для медийных средств.

Коммуникации развивают отношения, необходимые для успешной реализации проекта и программы. Коммуникационные операции и предназначенные для их обеспечения артефакты отличаются большим разнообразием: от электронной почты и неформальных бесед до формальных совещаний и регулярной отчетности проекта. Передача и получение информации совершаются осознанно или неосознанно с помощью слов, мимики, жестикуляции и других действий. В рамках успешного управления отношениями с заинтересованными сторонами проекта коммуникации включает разработку стратегий и планов для надлежащих коммуникационных артефактов и операций с сообществом заинтересованных сторон, а также применение навыков для повышения эффективности плановых и прочих ситуативных коммуникаций.

Успешные коммуникации состоят из двух частей. Первая часть заключается в разработке соответствующей стратегии коммуникаций на основе потребностей как проекта в целом, так и заинтересованных сторон проекта. В соответствии с этой стратегией разрабатывается план управления коммуникациями, призванный обеспечить доведение соответствующих сообщений до сведения заинтересованных сторон в разнообразных форматах и с помощью различных средств, как предусмотрено стратегией коммуникаций. Эти сообщения составляют проектные коммуникации, которые является второй частью успешных коммуникаций. Коммуникации проекта – это продукты процесса планирования, являющегося предметом плана управления коммуникациями, в котором определяется порядок сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, отслеживания и архивирования / утилизации этих артефактов коммуникаций. Наконец, стратегия коммуникаций и план управления коммуникациями сформируют основу мониторинга результатов коммуникаций.

Коммуникации проекта дополнительно поддерживаются усилиями по предотвращению непонимания и несогласованности, а также тщательным подбором методов, средств передачи сообщений и самих сообщений, разработанных в процессе планирования.

Случаи возникновения непонимания можно сократить (но не устранить полностью) благодаря 5 правилам письменных коммуникаций «5С» (на английском все 5 правил начинаются с буквы «С») при составлении традиционных (не для общения в социальных сетях) письменных и устных сообщений:

♦ Соблюдение правил грамматики и орфографии. Грамматические или орфографические ошибки могут отвлекать внимание, а также искажать смысл в сообщении, снижая достоверность.

♦ Краткость изложения и устранение лишних слов. Краткое, тщательно продуманное сообщение снижает вероятность ошибочного толкования его смысла.

♦ Четкое определение цели и изложение с учетом нужд читателя. Необходимо позаботиться, чтобы нужды и интересы аудитории были представлены в сообщении.

♦ Связное, логичное изложение мыслей. Связное, логичное изложение мыслей с использованием «маркеров», таких как введение и резюмирование основных соображений, во всем документе.

♦ Контроль потока слов и мыслей. Контроль потока слов и мыслей может состоять в использовании графики или простого резюмирования.

Правила письменных коммуникаций «5С» дополняют навыки общения, такие как:

♦ Активное слушание. Умение заинтересованно слушать говорящего и резюмировать содержание сказанного для результативного обмена информацией.

♦ Осознание культурных и личностных различий. Развитие в команде понимания культурных и личностных различий с целью снижения непонимания и повышения способности к коммуникациям.

♦ Идентификация и формирование ожиданий заинтересованных сторон и управление ими. Переговоры с заинтересованными сторонами ослабляют конфликтные ожидания в сообществе заинтересованных сторон.

♦ Совершенствование навыков. Совершенствование навыков всех членов команды в следующих видах деятельности:

• убеждение лица, команды или организации выполнить определенное действие;

• мотивирование с целью воодушевления или придания уверенности в собственных силах;

• коучинг с целью улучшения исполнения и достижения желаемых результатов;

• проведение переговоров для достижения взаимоприемлемых соглашений между сторонами и сокращения задержек в процессе одобрения или принятия решений;

• разрешение конфликтов для предотвращения деструктивных воздействий.

Основополагающими свойствами результативных операций и создания результативных артефактов коммуникаций являются следующие:

• ясность цели коммуникаций – определение ее цели;

• максимально возможное знание получателя информации, удовлетворение его потребностей и предпочтений;

• мониторинг и измерение эффективности коммуникаций.

ТЕНДЕНЦИИ И ФОРМИРУЮЩИЕСЯ ПРАКТИКИ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

Рядом с вниманием к заинтересованным сторонам и признанием ценности для проекта и организации их результативного вовлечения стоит понимание того, что развитие и реализация соответствующих стратегий информационного обеспечения является важнейшим условием сохранения результативных отношений с заинтересованными сторонами. Тенденции и формирующиеся практики в области управления коммуникациями проекта включают в себя, среди прочего:

♦ Привлечение заинтересованных сторон к обзору проекта. В сообщество заинтересованных сторон каждого проекта входят отдельные люди, группы и организации, которые, по мнению команды проекта, являются совершенно необходимыми для успешного воплощения целей проекта и достижения конечных результатов организации. Результативная стратегия информационного обеспечения требует регулярного и своевременного рассмотрения состава заинтересованных сторон и обновлений для управления изменениями в его составе и установках.

♦ Привлечение заинтересованных сторон к участию в совещаниях проекта. В совещаниях по проекту должны участвовать сторонние по отношению к проекту заинтересованные стороны и даже организации в тех случаях, когда это целесообразно. Практики, присущие гибким подходам, могут применяться ко всем типам проектов. На практике часто проводятся короткие, ежедневные летучки, на которых команда проекта и ключевые заинтересованные стороны обсуждают выполненные работы и проблемы за прошлый и планы на текущий рабочий день.

♦ Повышение роли социальных компьютерных технологий (social computing). Социальные компьютерные технологии в виде инфраструктуры, службы социальных сетей и персональных устройств изменили в организациях и у их сотрудников формы коммуникаций и ведения дел. Социальные компьютерные технологии охватывают различные подходы к совместной работе с использованием информационной инфраструктуры. Социальные сети – это общение пользователей с помощью сетевых технологий с целью обмена информацией о своих интересах и деятельности. Инструменты социальных сетей могут не только поддерживать обмен информацией, но также выстраивать отношения, сопровождаемые более глубокими уровнями доверия и общности.

♦ Многосторонние подходы к коммуникациям. Стандартная стратегия коммуникаций для заинтересованных сторон проекта включает в себя и выбирает из всех технологий, а также учитывает культурные, практические и личные предпочтения в отношении языка, медийных средств, содержания и способов передачи. По мере целесообразности в нее могут включаться социальные сети и другие передовые компьютерные технологии. Эти многосторонние подходы являются более результативными для коммуникаций с заинтересованными сторонами, принадлежащими к разным поколениям и культурам.

СООБРАЖЕНИЯ ПО АДАПТАЦИИ

Поскольку каждый проект уникален, команде проекта будет нужно адаптировать способ применения процессов управления коммуникациями проекта. Соображения в отношении адаптации включают в себя, среди прочего:

♦ Заинтересованные стороны. Являются ли заинтересованные стороны по отношению к организации внутренними или внешними, или и теми, и другими?

♦ Физическое местонахождение. В каких местах физически находятся члены команды? Находятся ли члены команды в одном месте? Находятся ли члены команды в одном и том же географическом регионе? Находятся ли члены команды в разных часовых поясах?

♦ Коммуникационные технологии. Какие технологии имеются в распоряжении для разработки, записи, передачи, поиска / извлечения, отслеживания и хранения коммуникационных артефактов? Какие технологии являются наиболее целесообразными и экономически выгодными для коммуникаций с заинтересованными сторонами?

♦ Язык. Язык является главным фактором, который следует учитывать в организации коммуникационных операций. Для общения используется один язык или несколько языков? Были ли приняты меры для адаптации к сложным условиям работы членов команды из разных языковых групп?

♦ Управление знаниями. Имеется ли в организации формальный репозиторий для управления знаниями? Используется ли этот репозиторий?

СООБРАЖЕНИЯ ДЛЯ ГИБКИХ/АДАПТИВНЫХ СРЕД

Среды проекта, подверженные различным факторам неопределенности и изменчивости, имеют внутренне присущую им потребность чаще и более оперативно информировать о непрерывно развивающихся и формирующихся деталях. Это мотивирует оптимизацию доступа к информации члена команды, установление частых точек проверки команды и совместное расположение членов команды, насколько это возможно.

В дополнение к этому, открытая публикация артефактов проекта, а также проведение регулярных обзоров заинтересованными сторонами призваны содействовать коммуникациям с руководством и заинтересованными сторонами.