Текст книги "Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание. Agile: практическое руководство"

Маловероятно, что документы проекта станут входом процесса первоначальной идентификации заинтересованных сторон. Однако идентификация заинтересованных сторон осуществляется на всем протяжении проекта. После того как проект пройдет свою начальную фазу, появляется больше документов, которые затем используются в ходе проекта. Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений может вводить в проект новую заинтересованную сторону или изменить характер существующих отношений заинтересованной стороны с проектом.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. В журнале проблем регистрируются проблемы, которые могут вводить в проект новых заинтересованных сторон или изменить вид участия существующих заинтересованных сторон.

♦ Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Требования могут дать информацию о потенциальных заинтересованных сторонах.

Описаны в разделе 12.2.3.2. Стороны соглашения являются заинтересованными сторонами проекта. В соглашении могут содержаться указания на дополнительные заинтересованные стороны.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс идентификации заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ культуру, политическую среду и модель руководства организации;

♦ государственные или отраслевые стандарты (нормативные акты, стандарты продукта и нормы поведения);

♦ глобальные, региональные или местные тенденции, а также практики или обычаи;

♦ географическое распределение производственных объектов и ресурсов.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс идентификации заинтересованных сторон проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ шаблоны и инструкции по ведению реестра заинтересованных сторон;

♦ реестры заинтересованных сторон из предыдущих проектов;

♦ репозиторий извлеченных уроков, с информацией о предпочтениях, операциях и участии заинтересованных сторон.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ понимание политик и распределения полномочий в организации;

♦ знание среды и культуры организации и других подверженных влиянию организаций, включая клиентов и более широкую среду;

♦ знание отрасли или типа поставляемого результата проекта;

♦ знание вклада и квалификации отдельных членов команды.

Методы сбора данных, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего:

♦ Анкеты и опросы. Описаны в разделе 5.2.2.2. Анкеты и опросы могут включать в себя индивидуальные опросы, сеансы фокус-групп или другие методы сбора массовой информации.

♦ Мозговой штурм. Описан в разделе 4.1.2.2. Мозговой штурм как метод идентификации заинтересованных сторон может включать в себя как собственно мозговой штурм, так и метод письменного мозгового штурма.

• Мозговой штурм. Общий метод сбора данных и творческих идей, цель которого – получить замечания и предложения от таких групп, как члены команды или эксперты в предметных областях.

• Письменный мозговой штурм. Это усовершенствованный метод мозгового штурма, который дает участникам время для самостоятельного обдумывания вопроса (-ов) до проведения группового заседания для творческого обмена идеями. Сбор информации может осуществляться в очных группах или с использованием виртуальных сред с использованием технических средств.

Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ Анализ заинтересованных сторон. Результатом анализа заинтересованных сторон является список заинтересованных сторон и относящейся к ним информации, такой как их должности в организации, роли в проекте, «ставки», ожидания, отношение (уровень поддержки проекта) и их интерес в информации о проекте. Ставки заинтересованных сторон могут включать в себя, среди прочего, сочетание следующих составляющих:

• Интерес. То или иное решение по проекту или его конечный результат могут оказать влияние на отдельных лиц и группы лиц.

• Права (юридические или моральные). Юридические права, такие, как право на охрану здоровья и безопасность, могут быть определены в законодательстве страны. Моральные права могут состоять в представлениях об охране исторических объектов или окружающей среды.

• Собственность. Лицо или группа лиц имеют юридическое право на активы или имущество.

• Знания. Специальные знания, которые могут принести пользу проекту благодаря более результативному достижению целей проекта, конечным результатам организации или знанию о распределении полномочий в организации.

• Вклад. Выделение финансовых средств или других ресурсов, включая человеческие, или оказание поддержки в пользу проекта в менее осязаемой форме, например, путем защиты проекта в форме поддержки целей проекта или выполнение функции буфера между проектом и органами управления организации и ее политик.

♦ Анализ документов. Описан в разделе 5.2.2.3. Анализ имеющихся документов проекта и извлеченных уроков из предыдущих проектов для идентификации заинтересованных сторон и выявления другой вспомогательной информации.

Метод отображения данных, который может использоваться в данном процессе, включает, среди прочего, графическое сопоставление / представление заинтересованных сторон. Сопоставление и представление заинтересованных сторон – это метод их распределения по категориям с использованием различных способов. Определение категорий заинтересованных сторон помогает команде в построении отношений с идентифицированными заинтересованными сторонами проекта. Общепринятые методы включают в себя:

♦ Матрица власти / интересов, матрица власти / влияния или матрица воздействия / влияния. Каждый из этих методов используется для группирования заинтересованных сторон на основе уровня их полномочий (власть), уровня заинтересованности в конечном результате проекта (интерес), способности оказать влияние на конечный результат проекта (влияние) или способности вызывать изменения в планировании или исполнении проекта. Данные модели классификации могут использоваться для небольших проектов или проектов с простыми взаимоотношениями между заинтересованными сторонами и проектом или в самом сообществе заинтересованных сторон.

♦ Куб заинтересованных сторон. Эта модель является уточнением описанных выше матричных моделей. Она объединяет матричные элементы в трехмерную модель, которая может помочь руководителю и команде проекта в решении задач идентификации и вовлечения сообщества заинтересованных сторон своего проекта. Ее результатом является многомерная модель, которая улучшает наглядное представление сообщества заинтересованных сторон, изображая его в виде многомерного объекта, а также помогает в разработке стратегий коммуникаций.

♦ Модель особенностей. Описывает классы заинтересованных сторон на основе оценки их уровня власти (уровень полномочий или способности влиять на конечный результат проекта), срочности (необходимость в незамедлительном внимании по причине как временных ограничений, так и высоких ставок заинтересованных сторон в конечном результате) и легитимности (уместность их вовлечения). Имеется адаптация модели особенностей, в которой близость заменяется легитимностью (применяется к команде и измеряет уровень участия ее членов в работах по проекту). Модель особенностей наиболее полезна при применении к большим и сложным сообществам заинтересованных сторон или в случаях, когда в сообществе существуют сложные сети взаимоотношений. Она также полезна при определении относительной важности идентифицированных заинтересованных сторон.

♦ Направления влияния. Классифицирует заинтересованные стороны с учетом их влияния на работы по проекту или на саму команду проекта. Заинтересованные стороны могут быть классифицированы следующим образом:

• снизу вверх (высшее руководство исполняющей организации или организации-клиента, спонсор и управляющий комитет);

• сверху вниз (команда или специалисты, вносящие вклад знаниями или навыками в качестве временных сотрудников);

• наружу (группы заинтересованных сторон и их представители, не входящие в состав команды проекта, такие как поставщики, государственные органы, общественность, конечные пользователи и регулирующие органы);

• в стороны (занимающие равное положение коллеги руководителя проекта, такие как руководители других проектов или руководители среднего звена, которые претендуют на ограниченные ресурсы проекта или сотрудничают с руководителем проекта в совместном использовании ресурсов или информации).

♦ Приоритизация. Приоритизация заинтересованных сторон может быть необходима в проектах с большим числом заинтересованных сторон, когда в составе их сообщества часто происходят изменения, или когда взаимоотношения между заинтересованными сторонами и командой проекта или внутри сообщества заинтересованных сторон имеют сложный характер.

Совещания проводятся для выработки понимания значимых заинтересованных сторон. Они могут принимать форму тематических семинаров, собраний небольших групп под руководством ведущего и совещаний виртуальных групп с использованием электронных средств связи или средств социальных сетей для обмена идеями и анализа данных.

Главным выходом процесса определения заинтересованных сторон является реестр заинтересованных сторон. Данный документ содержит информацию об идентифицированных заинтересованных сторонах, которая включает в себя, среди прочего:

♦ Идентификационную информацию: имя, положение в организации, местонахождение и контактные данные, роль в проекте.

♦ Оценочную информацию: Основные требования, ожидания, возможности влияния на конечные результаты проекта, а также фазу жизненного цикла проекта, когда данная заинтересованная сторона оказывает наибольшее влияние или воздействие.

♦ Классификацию заинтересованных сторон: внешняя / внутренняя, воздействие / влияние / власть / интерес, сверху вниз / снизу вверх / наружу / в стороны или иная модель классификации выбранная руководителем проекта.

Описано в разделе 4.3.3.4. В ходе первых итераций процесса идентификации заинтересованных сторон запросы на изменения отсутствуют. В ходе идентификации заинтересованных сторон на протяжении проекта в дальнейшем в результате появления новых заинтересованных сторон или новой информации о них могут появляться запросы на изменения в продукте, плане управления проектом или документах проекта.

Запросы на изменения проходят проверку и направляются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).

После идентификации заинтересованных сторон в самом начале проекта план управления проектом не обновляется. В ходе исполнения проекта любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс контроля изменений на основании запроса на изменения. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего:

♦ План управления требованиями. Описан в разделе 5.1.1.2. Вновь идентифицированные заинтересованные стороны могут влиять на порядок планирования и отслеживания операций по требованиям, а также представления отчетности по ним.

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. В план управления коммуникациями вносятся требования заинтересованных сторон к коммуникациям и согласованные стратегии коммуникаций.

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. В тех случаях, когда требования заинтересованных сторон к коммуникациям и согласованные стратегии коммуникаций оказывают влияние на подход к управлению рисками в проекте, они отражаются в плане управления рисками.

♦ План вовлечения заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.2.3.1. Согласованные стратегии коммуникаций для идентифицированных заинтересованных сторон вносятся в план вовлечения заинтересованных сторон.

Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Значительная часть информации об относительной власти, интересах и вовлеченности заинтересованных сторон основана на допущениях. Данная информация вносится в журнал допущений. Кроме того, в нем также указываются все ограничения, связанные с взаимодействием с конкретными заинтересованными сторонами.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Новые риски, выявленные в ходе данного процесса, регистрируются в реестре рисков, а управление ими осуществляется в рамках процессов управления рисками.

Планирование вовлечения заинтересованных сторон – это процесс разработки подходов к вовлечению заинтересованных сторон проекта на основании их потребностей, ожиданий, интересов и потенциального воздействия на проект. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет план действий по результативному взаимодействию с заинтересованными сторонами. Этот процесс осуществляется периодически по мере необходимости на протяжении всего проекта.

Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-4. На рис. 13-5 показана диаграмма потоков данного процесса.

Рис. 13-4. Планирование вовлечения заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 13-5. Планирование вовлечения заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных

Разработка результативного плана, учитывающего разнообразные информационные потребности заинтересованных сторон проекта, осуществляется на раннем этапе его жизненного цикла и регулярно пересматривается и обновляется с учетом изменений в сообществе заинтересованных сторон. Первая версия плана вовлечения заинтересованных сторон разрабатывается после первоначальной идентификации состава сообщества заинтересованных сторон по результатам процесса их идентификации. План вовлечения заинтересованных сторон обновляется регулярно для отражения изменений в сообществе заинтересованных сторон. Типичные ситуации, вызывающие необходимость внесения обновлений в данный план, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ когда это начало новой фазы проекта;

♦ когда в организационной структуре организации или в отрасли происходят изменения;

♦ когда заинтересованными сторонами становятся новые люди или группы, действующие заинтересованные стороны выходят из состава сообщества заинтересованных сторон или изменяется значение тех или иных заинтересованных сторон для успеха проекта;

♦ когда выходы других областей процессов проекта, например, управления изменениями, управления рисками или управления проблемами, требуют пересмотра стратегии вовлечения заинтересованных сторон.

Результатами этих корректировок могут быть изменения относительной важности идентифицированных ранее заинтересованных сторон.

Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта содержится информация о целях проекта, его задачах и критериях успеха, которые могут учитываться при планировании мероприятий по вовлечению заинтересованных сторон.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления ресурсами. Описан в разделе 9.1.3.1. План управления ресурсами может содержать информацию о ролях и сферах ответственности команды и других заинтересованных сторон, указанных в реестре заинтересованных сторон.

♦ План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. Стратегии коммуникаций для управления заинтересованными сторонами и планы их реализации являются как входами в, так и получателями информации из процессов управления заинтересованными сторонами проекта.

♦ План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. План управления рисками может предусматривать пороги рисков или отношения к ним, которые могут помочь в выборе оптимального сочетания стратегий вовлечения заинтересованных сторон.

Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, особенно после выполнения первоначального планирования, включают в себя, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит информацию о допущениях и ограничениях и может быть привязан к конкретным заинтересованным сторонам.

♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений содержит информацию об изменениях в исходном содержании проекта. Обычно в нем имеются ссылки на конкретные заинтересованные стороны, поскольку они разбиты на категории с учетом требований определенных изменений, принятия решений по запросам на изменения или влияния в результате реализации одобренных изменений.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Управление и разрешение проблем, содержащихся в журнале проблем, требует дополнительных коммуникаций с заинтересованными сторонами, на которых эти проблемы оказывают влияние.

♦ Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание проекта содержит операции, которые могут быть связаны с конкретными заинтересованными сторонами, выступающими в роли либо владельцев, либо исполнителей.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит идентифицированные риски проекта и обычно связывает их с конкретными заинтересованными сторонами, которые либо выступают как владельцы рисков, либо подвергаются воздействию рисков.

♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит список заинтересованных сторон проекта, включая дополнительные классификационные данные и другую информацию.

Описаны в разделе 12.2.3.2. При планировании вовлечения подрядчиков и поставщиков координация обычно включает в себя работу с группой закупок / заключения договоров организации с целью обеспечить результативное управление подрядчиками и поставщиками.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на планирование вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ культуру, политическую среду и модель руководства организации;

♦ политики администрирования персонала;

♦ склонность к риску заинтересованных сторон;

♦ установленные каналы коммуникаций;

♦ глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи;

♦ географическое распределение производственных объектов и ресурсов.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс планирования вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего:

♦ корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности;

♦ корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными;

♦ требования организации к коммуникациям;

♦ стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации;

♦ репозиторий извлеченных уроков, содержащий информацию о предпочтениях, действиях и участии заинтересованных сторон;

♦ программные инструменты для поддержки результативного вовлечения заинтересованных сторон.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать технические знания лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ политики и распределение власти в организации и за ее пределами;

♦ среда и культура в самой организации и за ее пределами;

♦ методы анализа и оценки, используемые в процессах вовлечения заинтересованных сторон;

♦ средства и стратегии коммуникаций;

♦ знания из предыдущих проектов о характеристиках, участвующих в текущем проекте заинтересованных сторон и их групп, а также организаций, которые могли участвовать в подобных проектах в прошлом.